Especialista alerta para necessidade de mudança. Veja as recomendações
O processo de adequação ao eSocial segue o cronograma oficial apresentado pelo Governo Federal. A partir de julho, é a vez das empresas com um faturamento inferior a R$ 78 milhões em 2016 se adequarem ao projeto, que tem como objetivo unificar o envio de informações do empregado pelo empregador ao governo.
Vale lembrar que o Comitê Gestor do eSocial decidiu, no dia 19 de junho, aprovar a reformulação do calendário para que estabelecimentos com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões sejam incluídos no novo sistema de registro apenas a partir da 3ª fase da sua obrigatoriedade.
A fim de evitar inconsistências no processo de adequação, e consequentemente, multas, o ideal é que uma série de medidas preparatórias sejam adotadas, como adaptação de processos, capacitação dos profissionais, dentre outras. Para isso, Patrícia Capistrano, especialista em eSocial e Reforma Trabalhista e Assessora de conhecimento da Fortes Tecnologia – empresa que atua há mais de 30 anos oferecendo softwares de gestão contábil, financeira e de pessoas – oferece quatro dicas fundamentais:
Algumas empresas possuem o hábito de deixar tudo para a última hora. Com o eSocial isso não será mais possível e é fundamental que os contratantes reorganizem seus processos de admissão. É necessário rever o tempo para realizar a contratação, criar prazos para substituição de colaboradores e entrega de documentos, para que não sejam aplicadas multas devido ao envio de informações fora de época.
A aquisição de um sistema de gestão de pessoas que esteja adequado ao eSocial e apto a transferir arquivos passa a ser primordial. Nesse momento ter um bom sistema, além de dar mais confiabilidade às informações que serão geradas, facilitará a complexidade dos processos e evitará o envio de informações erroneamente e fora do prazo.
Para passar por este procedimento de forma tranquila, é aconselhável atualizar todas as informações dos funcionários, Da mesma forma que é necessária a regularização do cadastro dos trabalhadores no banco de dados do empregador, os dados dos dependentes também precisam ser organizados e preenchidos corretamente, incluindo o CPF de todos. Sem estes dados, o registro do colaborador nem chega a ser recebido pelo eSocial. Os dados dos dependentes são extremamente relevantes, principalmente para aqueles trabalhadores que possuem desconto de pensão alimentícia.
São muitas empresas que ainda desconhecem esse processo e ele é muito importante para todas as fases seguintes do eSocial. Alguns sistemas inclusive disponibilizam ferramentas para essa conferência de forma otimizada, mas também é possível no Portal do eSocial, através de uma ferramenta gratuita disponibilizada pela Receita Federal para realizar a consulta de qualificação cadastral, tanto do trabalhador quanto de seus dependentes.
É comum as empresas apurarem a folha de pagamento de um mês para o outro, a fim de ganharem tempo para fazer lançamentos de horas extras, gratificações, bônus, etc. Caso um funcionário faltasse, o seu registro era feito na folha apenas no mês seguinte. No entanto, isto não poderá mais ocorrer no eSocial, porque o mês é calculado a partir do dia 1 ao último dia do mês.
No eSocial as empresas não poderão mais lançar verba de um mês em outro mês, por isso é importante ter um planejamento assertivo. Muitas informações que chegavam com atraso, a partir do eSocial não serão mais possíveis. Este fato deve estreitar a relação empresa X escritório de contabilidade, que devem sempre permanecer alinhados e trabalhando em sintonia e em tempo real.
É muito importante que os responsáveis pelo departamento pessoal do escritório tenham uma alta organização para o eSocial, a fim de declarar corretamente as informações e saber passar para as empresas com clareza o caminho do preenchimento correto dos dados no eSocial. Por isso, é essencial estreitar a comunicação entre colaboradores, gestores e diretoria para que as informações sejam fiéis e enviadas para o eSocial em tempo hábil e de forma alinhada à equipe.
Uma ótima forma de fazer com que o departamento pessoal esteja apto a encarar essa nova fase e aceitar esse desafio eSocial é proporcionar a participação em cursos e treinamentos (presenciais ou on-line). Assim, além de adquirirem conhecimento deixando-os mais confiantes, também existe a oportunidade de troca de experiência e dificuldades com outros profissionais
