A necessidade de otimizar as horas de trabalho e eliminar qualquer desperdício de tempo faz com que atividades consideradas comuns na rotina corporativa sejam reavaliadas. No caso dos líderes de TI, essa análise inclui adotar estratégias para conduzir melhor as múltiplas reuniões de trabalho.
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De acordo com Eduardo Adas, sócio da Soap, consultoria especializada em comunicação para executivos, mais do que desperdiçar horas preciosas de trabalho, as reuniões improdutivas podem arruinar bons projetos e carreiras. “Já vi muitos projetos ‘morrerem na praia’ porque não foram devidamente apresentados a quem devia aprová-los”, conta o especialista.
“O primeiro erro dos executivos é querer ‘mostrar serviço’ aos chefes com apresentações longas, que mostram gráficos, tabelas e todos os dados existentes sobre determinado assunto”, diz Adas, que complementa: “Quanto mais interessante e pertinente for o tema discutido na reunião, mais rápida e objetiva deve ser sua apresentação”.
Segundo ele, por não focar na audiência com a qual vai se comunicar, os executivos muitas vezes gastam o tempo apresentando informações desnecessárias, em vez de utilizá-lo para tirar as dúvidas de seu público. “Ademais, quando um CIO se reúne com o board em busca da liberação do orçamento para determinada iniciativa, por exemplo, deve garantir que a reunião não será o primeiro contato dos interlocutores com o assunto”, afirma o sócio da Soap.
Ainda de acordo com o especialista, uma boa reunião começa no momento de convocação. Para isso, o responsável pelo agendamento do encontro deve esclarecer os motivos e os objetivos da convocação. Além disso, Adas dá outras quatro dicas práticas para os encontros profissionais:
1. Respeite a duração da reunião: todos os participantes que lá estão certamente têm a agenda apertada e precisam cumprir outros compromissos depois do encontro;
2. Reduza a duração das apresentações: dessa forma, o apresentador parecerá mais direto e assertivo para sua audiência e poderá utilizar os minutos restantes para discutir dúvidas quanto ao projeto apresentado;
3. Assuma o papel de líder: direcione as discussões para que não se perca tempo tratando de assuntos menos importantes;
4. Convoque poucas pessoas: encontros com muitos participantes são improdutivos, pois poucos deles conseguem expressar suas opiniões. No caso de reuniões com a própria equipe, em vez de reunir todos os colaboradores, o ideal é que o líder os divida em grupos pequenos, para que o encontro também se torne um momento no qual os funcionários se sintam confortáveis para esclarecer dúvidas e fazer reivindicações.
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