Adaptar-se às mudanças exigidas por uma nova legislação nem sempre é tarefa fácil. Requer muito trabalho e, em alguns casos, adequações para tornar os processos ágeis e estáveis, além de evitar problemas. No caso da nota fiscal eletrônica (NF-e) não tem sido diferente. Empresas de diversos setores têm se empenhado em atender às especificações da lei brasileira. Em dezembro último, a indústria farmacêutica foi uma das que passou a ter obrigatoriedade. Mas a multinacional britânica AstraZeneca, que optou pelo programa da SAP, adiantou-se e começou a trabalhar com o novo sistema em setembro.
O processo de implantação teve início em junho de 2008 com a escolha de um fornecedor entre cinco opções. O fato de a farmacêutica trabalhar com o ERP da SAP contou para a decisão pelo sistema NFE 1.0 da companhia alemã. Passada esta fase, a implantação se deu em três estágios: upgrade do sistema de gestão, implementação do sistema de notas e, por último e ainda em andamento, a automatização da entrada de notas. “O trabalho foi em ritmo acelerado, já que, inicialmente, o prazo para o setor estar com o sistema em vigor era setembro de 2008, postergado para dezembro pelo governo”, conta o CIO, Rogério Ribeiro.
O executivo explica que a migração para a versão 6.0 do ERP da SAP visou a evitar problemas futuros, uma vez que, na versão anterior, haveria mais riscos, além de um custo maior. “Fizemos a atualização para depois implementar o sistema da nota fiscal eletrônica”, completa. A troca da versão ocorreu em 2007 em um projeto feito em conjunto com a IBM.
Terminada a fase do upgrade, o CIO partiu para a implementação do sistema NFE 1.0. Além da equipe interna de consultores SAP, Ribeiro – responsável pelo gerenciamento do projeto – fez um acordo com a consultoria Plaut e alocou alguns consultores para completar o time. “O ciclo, contando a implementação, os treinamentos e os testes durou 2,5 meses”, explica. Depois que o sistema entrou em funcionamento (em setembro de 2008), as primeiras duas semanas foram utilizadas para testar e se precaver de eventuais problemas. “Emitíamos a nota em papel e a enviávamos paralelamente em meio eletrônico para a Secretaria da Fazenda. Era uma forma de entender o conceito da nota”, detalha. Esse período foi aproveitado também para treinar os usuários do sistema.
De acordo com o executivo, operacionalmente não houve grandes mudanças, já que o sistema anterior de notas também era SAP, e os usuários tiveram boa aceitação. “Eles levaram no início um ?susto” justamente pela falta das impressões em papel contínuo”, lembra, ressaltando que uma das dificuldades foi fazer com que todos entendessem o conceito. “Os caminhoneiros [que iam retirar os produtos] queriam nota e ela não existia mais. Há uma cultura a ser quebrada e as primeiras duas semanas foram usadas para isto”, assinala.
Ainda que não tenha enfrentado problemas operacionais, o CIO está alerta do que pode ocorrer. “A NF-e, quando entra em processo, pode ter vários problemas, sendo do sistema ou na transmissão dos dados. Mas temos um backup e um papel moeda que o governo nos autoriza emitir [quando o sistema está em contingência]”, informa. O investimento no novo sistema de notas fiscais ficou em R$ 800 mil e não há previsão de retorno financeiro. Mas, segundo Ribeiro, os benefícios compensaram: houve redução do trabalho operacional e os clientes recebem notas eletronicamente, podendo conferir o pedido antecipadamente, o que resulta em oferecer um melhor atendimento.
A última fase do projeto será feita durante o ano de 2009. Ela consistirá na automatização da entrada de notas. A solução já está em desenvolvimento e também será SAP. “Quanto automatizarmos a entrada, haverá ROI, com a diminuição do trabalho operacional.”
