Além das tradicionais funcionalidades para compartilhamento de documentos, as novas soluções têm recursos de mensagens instantâneas, videoconferência e VoIP.
Foi-se o tempo em que colaboração significava mero compartilhamento de arquivos por meio de anexos transmitidos por e-mail. Hoje as ferramentas colaborativas – diversas delas gratuitas – garantem às empresas muito mais qualidade das informações, ganhos de produtividade e, claro, reduções expressivas de custos.
Tradicionalmente, oferecem espaço de armazenamento que possa ser acessado por diferentes usuários, a partir de locais diversos e em horários distintos. Ao contrário dos anexos trocados por e-mails, as soluções colaborativas garantem que profissionais da empresa trabalhem sempre com os documentos mais atualizados. E além das triviais funcionalidades de compartilhamento e edição online de documentos, oferecem ainda recursos de mensagens instantâneas, videoconferência e VoIP (saiba como tirar melhor proveito de ferramentas de VoIP), que juntos podem representar economias expressivas com viagens, hospedagens e tempo em trânsito.
Esses já seriam motivos de sobra para que uma empresa estudasse a adoção desse tipo de aplicativo. Mas as facilidades não param por aí. Algumas das opções disponíveis na internet permitem que o usuário crie, edite e compartilhe arquivos sem precisar instalar nada em seu computador. Tudo é feito online; como no caso de programas contidos nas suítes de produtividade ThinkFree, GoogleDocs e Zoho.
Recursos convencionais de compartilhamento, edição e gerenciamento colaborativo de documentos ganharam ares de modernidade no Office Live Workspace, da Microsoft. O usuário pode armazenar até 5GB de documentos online, acessados a partir do próprio Office. E ainda determinar quem terá autorização para acessar o arquivo compartilhado, além de trocar mensagens instantâneas por meio do MSN Messenger.
Software de CRM, gerenciamento de fóruns e discussões, web conference, plataforma para criação de aplicativos de banco de dados, software para emissão de cobranças/faturas, projetos colaborativos, relatórios e business intelligence, hospedagem de e-mail e aplicativos de escritório. Tudo isso também já pode ser encontrado em pacotes de soluções colaborativas, como aqueles oferecidos pela ThinkFree.org.
As versões gratuitas têm limitação de número de projetos, usuários ou recursos, mas podem servir muito bem para a realização de testes antes que a empresa escolha qual solução de compartilhamento irá implantar.
Ferramentas pagas, como Halo, da HP; Lotus Sametime, Lotus Connections e WebSpheare Portal, da IBM, e o SharePoint, da Microsoft, também trazem recursos mais corporativos, que permitem, por exemplo, a criação de ambientes baseados em redes sociais, portal colaborativo e listas de discussões, entre outros. A maioria deles é oferecida em modelo de Software como Serviço (SaaS).
A reportagem completa, com dicas úteis para a implementação de soluções do tipo, você lê na edição de novembro de Computerworld.
