Desde janeiro (2008), as duas salas dedicadas a receber fornecedores para participar de pregões na Federação das Indústrias do Estado de Rio Grande do Sul (Fiergs) são compartilhadas. Até o começo de 2008, cada uma delas recebia constantemente entre dez e quinze pessoas participando de licitações de compra. Mas isto agora é passado. A entidade substituiu grande parte das disputas presenciais pelo modelo eletrônico e, em onze meses, economizou uma quantia superior a R$ 7 milhões.
“O pregão presencial limitava a atividade, pois só participavam fornecedores com disponibilidade de virem à sede da entidade”, comenta a gerente de gestão de suprimentos da federação, Roberta de Almeida, lembrando que o modelo antigo reunia cerca de três provedores, enquanto o pregão eletrônico recebe entre dez e 12. Esta mudança ampliou a competitividade no processo, elevando o poder de barganha da entidade.
O portal de compras eletrônicas implantado pela Fiergs foi desenvolvido sobre a plataforma web business center (WBC) da Paradigma. O sistema de pregão reúne em um espaço virtual 13 mil empresas qualificadas no cadastro corporativo da entidade do Sistema S (conjunto de entidades, dentre as quais o Senai e o Sesi) do Rio Grande do Sul. A ferramenta abrange licitações de entidades relacionadas à federação.
Tudo começou em 2007, quando havia uma forte orientação das entidades do Sistema S para adotarem sistemas de pregão eletrônico. Assim, a Fiergs saiu ao mercado em busca de uma ferramenta, mas apenas encontrou softwares adaptados para os processos de licitação governamentais, que fugia das necessidades verificadas na regulamentação que enquadrava a entidade.
A principal diferença entre o regulamento do Sistema S para os pregões feitos na administração público é que o primeiro permite que o fornecedor desclassificado do processo tem 30 minutos, antes do início do pregão eletrônico, para entrar com pedido de reconsideração de sua oferta. Avaliado o recurso, iniciam-se os lances.
Para assegurar que a ferramenta contemplava as peculiaridades da metodologia, a Fiergs contatou outras federações estaduais para entender o software. A entidade achou na unidade do Sesi, em Santa Catarina, um benchmarking satisfatório e chamou a Paradigma para apresentar seu sistema. Roberta explica que entre as vantagens da tecnologia da provedora estava o seu conhecimento do regulamento do Sistema S e a possibilidade de personalizar a solução sem muitos esforços.
Hora de adaptar
O contrato foi assinado em julho de 2007 e o segundo semestre do ano foi dedicado à adaptação da ferramenta, feita junto com a equipe que trabalhava no pregão presencial. Os profissionais sugeriram e avaliaram modificações e indicaram processos com base no que já estavam acostumados no antigo formato. Oito pregoeiros e outros sete compradores passaram por um treinamento de 16 horas na solução e hoje interagem com o sistema.
“O investimento foi baixo em relação a economia verificada”, despista Roberta dizendo que o ROI veio há bastante tempo. A gerente cita que, além da própria ferramenta, a solução demandou apenas a compra de um servidor dedicado para que não houvesse o risco de interromper um negócio em meio a um pregão. O portal de compras entrou em operação em janeiro de 2008.
O software conferiu economia de 19,17% nos processos licitatórios da entidade, gerando, até o momento, uma diferença de R$ 7,058 milhões entre o que foi orçado e o preço pago pelos produtos. A gerente cita, ainda, que a diferença acumulada entre a menor proposta e o valor desembolsado reflete em uma diferença de negociação da ordem de R$ 6,178 milhões. Atualmente, cerca de 60% dos pregões da entidade ocorrem eletronicamente e a meta é chegar a 80% no formato online.
“A transparência do processo é outro benefício”, lista Roberta, apontando que esse resultado serve como um balizador de preço no mercado. Além disso, o portal permite o acompanhamento dos gastos da entidade. O cadastro dos fornecedores é feito via web, facilitando a participação de novas companhias nos processos.
