De acordo com estudo realizado globalmente pela AIM (Association for Information and Image Management) e no Brasil pelo CENADEM-IPC, o mercado de ECM (Enterprise Content Management) e GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) tem um campo vasto a ser explorado: dentre as empresas pesquisadas mundialmente, 89% veem tais tecnologias como importantes para o sucesso de seus negócios e já as inseriram ou têm planos de inserir em breve a seus planejamentos estratégicos. No Brasil, este número é de 72%.
Mas por que a digitalização e a gestão eletrônica de documentos chamam tanta atenção? Entre as principais estão a praticidade no gerenciamento de arquivos eletrônicos, em relação a seus correlatos em papel, a economia e melhor utilização de espaço físico, e a segurança agregada a aspectos de conformidade e probatórios, ligados à certificação digital.
Conforme a pesquisa do CENADEM, para 25% dos entrevistados a redução no volume de papel nas companhias é o motivo maior da contratação de serviços de GED.
Para Marcelo Klarmann, da Rede&Imagem Tecnologias, empresa especializada em GED, o Brasil tem evoluído neste mercado, embora ainda deixe a desejar na comparação com outros países.
“Comparada ao resto do mundo, principalmente aos Estados Unidos, nossa indústria ainda sofre demais com as amarras do Estado, principalmente com relação à legislação”, comenta.
Algumas destas amarras referem-se a exigências demandadas pelas instâncias públicas a setores do mercado que acabam por impedi-los de ampliar os investimentos em digitalização de arquivos ou, ainda, de terceirizar a gestão de seu parque de documentos.
Regionalmente, o estudo da CENADEM mostra que o Sudeste lidera em fornecedores e clientes de GED e ECM, com 77%. Na sequência, vêm Centro-Oeste (58%), Nordeste (57%), Sul (55%) e Norte (46%).
Localizada no Sul, em Porto Alegre-RS, a Rede & Imagem analisa a região como um mercado em reaquecimento.
“O panorama do mercado do Sul em relação à digitalização e GED/ECM é de retomada, da mesma forma que a economia como um todo. Existem sinais claros de que a recuperação econômica está se intensificando. As empresas estão cada vez mais abertas à essa evolução, cada vez mais comprando a ideia de que faz sentindo investir em plataformas para guarda segura de documentação digital”, analisa o especialista.
Setorialmente, Klarmann destaca que as administrações públicas e a saúde são áreas mais inclinadas à terceirização do serviço de digitalização e gestão de documentos. Verticais como a financeira, incluindo os fundos de pensão, também se adaptam muito bem à digitalização.
Um quadro que o estudo do CENADEM demonstra claramente: o levantamento mostrou que fornecedores de ECM, GED e tecnologias correlatas têm maior atuação, no Brasil, junto a bancos, seguros, previdência e fundos de pensão, que totalizaram 54% do nicho no período analisado.
Governo, por sua vez, atingiu fatia de 50% no uso das soluções e serviços da área, enquanto hospitais, laboratórios, clínicas e planos de saúde ficaram com 47%.
Entretanto, os serviços e tecnologias de GED e ECM podem se aplicar a empresas de quaisquer setores, explica Klarmann.
“Só é fundamental entender o que se está buscando, e, quanto mais específico, melhor. Exemplo: reduzir custo é um objetivo muito genérico. É importante ter mais clareza, como: diminuir de 2 dias para 3 horas o tempo que a empresa leva para cobrar o cliente”, esclarece o executivo. “Se pensarmos em um hospital, cuja documentação necessária para cobrança precisa, sem a digitalização de arquivos, passar fisicamente por diversos setores, isso atrasa demais o processo. Digitalizando, isso muda e torna-se muito mais rápido”, complementa.
De acordo com o especialista, o fornecedor precisa ajudar a empresa a entender onde estão seus gargalos, e, para isso, é importante que tenha experiência, o que equivale a sugerir que o interessado em contratar GED ou ECM pesquise e compare cases e resultados anteriores dos fornecedores que pretende triar.
“Muitas vezes é importante que o fornecedor esteja presente no mesmo local do cliente. Em outros casos, isso não importa tanto. O mais relevante é comparar pelo menos 2 fornecedores e, como normalmente se faz, ter um teste de uso da ferramenta por 15 dias ou até um mês, o que permitirá conhecer a mesma com mais profundidade”, recomenda ele.
Klarmann também lista alguns erros que podem ocorrer em projetos de digitalização e gestão eletrônica de documentos, e como evitá-los.
Para o especialista, um dos principais enganos é estimar um determinado prazo antes de fazer um teste de conceito – que pode levar de uma semana até um mês. “É comum que os processos de preparação do documento levem mais tempo do que se estimou, o que atrasa o projeto como um todo. Ou, então, que a indexação não seja tão simples quanto parecia, e, nesse caso, o tempo de duração do projeto pode até dobrar”, explica.
Para evitar esta situação, Klarmann recomenda que o cliente exija um fornecedor que tenha tido experiências anteriores, podendo demonstrar projetos realizados. Além disso, realizar todos os testes antes dos investimentos mais pesados, como aquisição de scanners e contratação de pessoal, também é fundamental, segundo o executivo.
