Gestão de projetos: ciência a serviço do sucesso do negócio

Projetos sem um planejamento adequado e com alocação equivocada de recursos financeiros são relativamente comuns nas organizações. Boas ideias que poderiam gerar resultados expressivos, trazem de forma contrária o retrabalho, a frustração e, por consequência, resultados financeiros ruins para clientes e provedores. A ciência de gestão de projetos deve apoiar exatamente o reverso: a geração de eficiência, com o esforço adequado, preservando investimentos e garantindo cumprimento de metas traçadas pelo negócio.

Alguns projetos podem se tornar verdadeiros labirintos e a receita para o fracasso segue geralmente erros comuns como a falta de planejamento, falhas de comunicação e falta de alinhamento estratégico e de aprendizado contínuo. Em tempos em que flexibilidade, simplicidade e frequência nas entregas ditam as expectativas, o velho mundo da gestão de atividades em cascata pode não ser suficiente. É preciso mais interação e conexão com o negócio a ser beneficiado, mais participação contínua e melhor interlocução. Comunicação talvez seja hoje o maior dos desafios a serem perseguidos pelos modelos de gestão, qualquer que seja a metodologia utilizada, ágil ou não.

88% dos projetos ultrapassam o prazo, o custo ou ambos, segundo análise do Standish Group International, Na grande maioria das vezes a razão deste(s) fracasso(s) está voltada para a determinação de expectativas, a sua documentação e igualmente a declaração explícita do que não será entregue, pois o óbvio muitas vezes precisa ser dito. Muito mais saudável estabelecer acordos no tempo adequado, que se tornar vítima da não realização de algo que não foi previsto no contexto das entregas desde o estabelecimento inicial dos projetos. Dito popularmente, “o combinado não sai caro”.

Corrida por ciência e inovação

A reflexão que fica é: a corrida por inovação e entregas rápidas, aderentes a controles é factível? Com certeza sim, mas com o devido gerenciamento de projetos. Hoje o mercado de tecnologia está passando por uma fase de transição cultural, migrando para modelos ágeis, mas é preciso que essa mudança seja acompanhada da ciência de gestão correspondente, garantindo que premissas de qualidade, prazos e custos, imutáveis independente da metodologia utilizada, sejam atingidas. Adicionando mais um elemento ao contexto, desnecessário inserir o poder da inteligência artificial para a ciência de gestão de projetos, seja atuando junto à automação e enriquecimento dos controles, seja adicionando conteúdo de fato, acelerando assim as entregas com qualidade.

Nesse sentido, já se observa no Brasil uma descentralização do uso das práticas de gestão de projetos orientadas por um escritório de projetos – PMO (Project Management Office) –, que atua como estrutura supervisora dos projetos, concentrando-se no planejamento, na priorização e na execução coordenada de atividades vinculadas aos objetivos de negócios. De fato, gestão de projetos é matéria muito antiga, mas que passa por mutações importantes, privilegiando interações, comunicação e entregas rápidas, ao invés de apenas governar atividades em sequência.

Na prática, o novo PMO possui modelos que visam garantir a qualidade, com entregas constantes e gestão adequada dos recursos, aliados a ferramentas na exata medida de sua necessidade. Historicamente, as empresas de Tecnologia são as que mais aderem à prática, por já terem experiência em atender projetos simultâneos de diferentes verticais, de maneira que o cliente obtenha uma entrega unificada, com uma solução fim a fim, e com a qualidade esperada.

Com relação à força de trabalho, as companhias precisarão de aproximadamente 88 milhões de profissionais capacitados em gestão de projetos, um crescimento de 33% até 2027, em todo o mundo, de acordo com um estudo elaborado pelo Project Management Institute (PMI).

O Brasil é o quarto país no mundo que mais demanda profissionais qualificados na gestão de projetos e essa tarefa ainda enfrenta diversos desafios, onde a superação deles requer algumas correções, dentre elas, a adaptação aos novos modelos de gestão, em particular, os ágeis. Em cima de todas estas questões, está a preparação das organizações sob o ponto de vista de cultura, pois é fundamental o entendimento de que todo o controle implementado é benéfico ao andamento dos negócios e serve de apoio ao êxito profissional também do indivíduo, com maior previsibilidade de resultados e, por consequência, satisfação do cliente final.