Empresas conseguiram engajar suas equipes de compras e alcançar economias de milhões de reais através das soluções SAP
Atualmente, mais de 3,4 milhões de companhias – cerca de 350 mil delas na América Latina – utilizam as soluções SAP Ariba para gerenciar suas operações de procurement. Nos últimos 12 meses, essas organizações trocaram mais de 700 mil ordens de compras, que somaram aproximadamente US$ 106 bilhões, e faturaram mais de 1,2 milhão de pedidos, avaliados em cerca de US$ 18 bilhões.
Durante o SAP Forum Brasil 2018, realizado no Transamérica Expo Center, em São Paulo, gigantes como Grupo Pão de Açúcar, Eletropaulo, Kroton Educacional e Grupo Boticário contaram como utilizam a Ariba Network e as aplicações baseadas em cloud para digitalizar suas operações de procurement e gerenciar desde as cotações até faturamentos e pagamentos de maneira simples e eficiente.
Com mais de 2 mil pontos de vendas, além de escritórios distribuídos por todo o Brasil, o Grupo Pão de Açúcar implementou as soluções SAP Ariba para digitalizar e padronizar tarefas, estabelecer fluxos e metodologias de processos de compras. “Em um mundo cada vez mais digital, veloz e conectado, a inovação na área de compras é mandatória”, avalia André Valle, gerente de inteligência de compras do GPA.
Em uma iniciativa batizada Projeto Cobra, o grupo implementou em etapas quatro módulos de SAP Ariba: Sourcing Professional, para a padronização de processos entre as suas diferentes empresas, SLP (gestão de fornecedores), P2O (unificação de processos de backoffice) e Contract Management (gestão centralizada de contratos). “Com a implantação da ferramenta conseguimos dar maior transparência e rastreabilidade ao processo, bem como garantir de forma sistêmica todos os níveis de aprovações de alçadas previstos na política de compras”, conta Valle.
O projeto foi implementado em 13 meses, sendo uma média de 3 meses por módulo, e trouxe benefícios expressivos para o negócio do GPA. Valle revela que desde outubro de 2017, R$ 6,1 bilhões em compras foram negociados por meio do SAP Ariba, que atualmente conta com mais de 28,5 mil fornecedores registrados. O GPA conseguiu realizar melhores negociações, que resultaram em uma economia de 14% em seus processos de compras. O gerente de inteligência conta ainda que o grupo eliminou controles por planilhas e otimizou a gestão de custos, com total controle sobre a formação de preços dos bens comprados.
Entre 2001 e 2015, a Eletropaulo tentou em vão adotar algumas soluções de e-procurement para padronizar seus processos de compras. “A falta de uma operação orientada por processos impediu o sucesso dessas ferramentas”, recorda Moacir Cunha, analista de suprimentos especialista da Eletropaulo. Em 2016, por decisão da AES nos Estados Unidos, então controladora da Eletropaulo, a empresa iniciou o uso do SAP Ariba. A companhia foi a primeira do grupo a ter 100% dos compradores dentro do sistema.
“Eles eram responsáveis por 80% dos processos globais de compras”, conta Cunha. A partir dali a Eletropaulo passou a contar com rastreabilidade de processos e com informações facilmente auditáveis. Dois anos mais tarde, porém, a Eletropaulo deixou de ser controlada pela AES, e passou por um novo projeto para a criação de um ambiente SAP Ariba exclusivo para as suas operações.
O projeto de reimplantação do SAP Ariba levou apenas três meses. “A reimplantação envolveu a migração de 1.870 projetos, 1.246 contratos e mais de 1.500 fornecedores para a nova base de dados”, conta Letícia Nascimento, analista de suprimentos sênior da Eletropaulo. Agora, a companhia aguarda a definição das diretrizes pela Enel, sua nova controladora, para o SAP Ariba. “Estamos aguardando as definições para atualizar os templates de Sourcing e Contracts, e acreditamos na expansão das funcionalidades do SAP Ariba para as empresas do novo controlador acionários”, finaliza Letícia.
Usuário das soluções SAP Ariba desde 2015, o Grupo Boticário teve dificuldades em fazer a plataforma decolar entre os profissionais de sua área de compras. Mais de um ano depois de implementada a plataforma, o nível de adoção da ferramenta era de apenas 15%.
“Em termos de tecnologia, a metodologia inicial funcionou, mas era preciso envolver mais as pessoas para alcançar os resultados esperados”, afirma Taís Stori, coordenadora de compras do Grupo Boticário. A companhia entendeu que era preciso envolver mais os compradores, fazê-los entender melhor os benefícios de usar o SAP Ariba, e decidiu relançar a plataforma.
Agora com o suporte de um projeto de gestão de mudanças. Em parceria com a área de Recursos Humanos, a área de suprimentos desenhou um processo que envolveu desde a identificação dos problemas e mapeamento do público até a definição de papeis e responsabilidades, capacitação, comunicação e sensibilização dos 95 colaboradores da área de compras. Batizado de Rumo ao Ariba 70, o projeto teve o objetivo de elevar para 70% o nível de adoção do SAP Ariba. “Aprendemos que o sucesso das tecnologias está nas pessoas”, resumiu Tais.
Com a plataforma SAP Ariba Sourcing em operação há cerca de um ano e meio, a Kroton Educacional já registrou economias de mais de R$ 5 milhões em compras. Caio Marin, especialista de suprimentos estratégicos e consultor de SAP Ariba da Kroton, dividiu com a audiência do SAP Forum um pouco da experiência da maior instituição de educação do Brasil com a ferramenta de leilões.
“Estabelecemos um processo de leilão que inclui desde a análise de demanda até a definição da melhor estratégia de negociação e a emissão de contrato”, revela o especialista. Atualmente, segundo ele, 100% dos processos de compras da Kroton estão incluídos no SAP Ariba Sourcing. Marin conta que o projeto de implementação da ferramenta levou seis meses, incluindo a capacitação de todos os stakeholders e colaboradores de suprimentos. O go-live se deu em abril de 2017 e, de lá para cá, a instituição realizou mais de 80 leilões.
