Controle e planejamento são palavras de ordem para uma eficaz e eficiente gestão financeira dos recursos de TI. No departamento que, em média, administra um orçamento na casa do 1% do faturamento das companhias, pontuar e acompanhar os investimentos é mais que crucial para o sucesso. Isto porque a diferença da área de tecnologia da informação está na magnitude – e, por consequência, altas cifras – dos projetos que administra.
Justamente por esta razão, um dos temas mais discutidos ultimamente nas rodas de TI refere-se a como cobrar das áreas usuárias. O assunto tem dividido muitos diretores por diversos motivos, sendo o mais evidente a escolha de métricas para realizar a cobrança. É neste quesito que se destaca o campeão na categoria gestão financeira dos recursos de TI nesta edição do prêmio Executivos de TI do Ano: Ernani Paulo Toso, CIO da Grendene, cobra há “muitos anos” das áreas usuárias os serviços prestados pelo departamento que comanda. O valor, explica, segue o praticado pelo mercado.
A TI da Grendene desenvolveu internamente um sistema para realizar todo o controle de solicitação, acompanhamento e entrega, passando, lógico, pelo faturamento dos projetos. Por meio do software, os clientes internos fazem suas demandas, que são avaliadas pela TI. Para a cobrança, a área de Toso gera as especificações, o que por sua vez resulta em um número de horas necessárias para a execução da solicitação. Estas horas têm um custo e o valor é contabilizado para o usuário.
Toso usa também a modalidade rateio para cobrar alguns tipos de serviços como links de comunicação. Assim, o preço total é dividido segundo a quantidade de funcionários de cada departamento. “Não tenho 100% do controle sobre os investimentos em TI, porque as demandas dos recursos são feitas, muitas vezes, por outras áreas. Mas sei dizer quanto a empresa gastou com tecnologia da informação.”
Nesse aspecto, há duas variáveis muito importantes a serem consideradas. A primeira refere-se à natureza dos custos, ou seja, o que cabe à TI e o entra como solicitação de cliente interno. “Manutenção de sistemas não é conta da TI, mas é cobrado do usuário. Nosso mesmo são os sistemas usados pela tecnologia. Outro exemplo, virtualização não é demanda de cliente, mas obrigação da TI”, explica.
A segunda variável é a análise do solicitado. “Trabalhamos como consultores para as demais áreas, fazendo sugestões.” No entanto, a responsabilidade do controle orçamentário para verificar como se está aplicando os recursos é tarefa de Toso, bem como analisar se os valores cobrados seguem os praticados pelo mercado.
Em busca do equilíbrio
Acompanhar de perto os gastos tem sido também a receita de Pedro Augusto Mendonça de Oliveira, gerente de TI da mineradora AngloGold Ashanti, segundo colocado na categoria. A multinacional não cobra das áreas usuárias todos os serviços, mas pratica a modalidade para os custos de grandes projetos. O orçamento anual está na faixa do R$ 1,5 milhão e R$ 2 milhões (no Brasil, a empresa fatura cerca de R$ 600 milhões) e todos os gastos são acompanhados mensalmente, com prestação de contas para as demais áreas da corporação. “O principal é achar um ponto de equilíbrio entre o que a empresa gasta e o que o usuário quer”, ensina o executivo que acumula 30 anos de carreira em tecnologia.
Na AngloGold Ashanti, a tecnologia da informação está inserida desde a captação do minério no subsolo e, entre outras centenas de itens, provém toda infraestrutura necessária, com radiocomunicação, fibra óptica, servidores, links, banco de dados. Recentemente, a companhia investiu R$ 1 milhão em seu site de contingência. De acordo com o gerente, 25% do parque de máquinas tem sido trocado anualmente em busca de melhores tecnologias.
O equilíbrio mencionado por Oliveira encontra-se também no planejamento da TI. Por ser um segmento onde tudo muda muito rápido, o gerente pontua que é preciso analisar as tendências com cautela para não investir em modismos desnecessários. “Sabemos aonde a empresa quer chegar e como deve estar estruturada. Temos de nos planejar para isto.”
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