Distribuidora conseguiu reduzir gastos em compras e processos que antes levavam 720 horas para serem executados, agora são finalizados em 20 minutos
O Grupo JAV, distribuidor da Rockwell Automation no Brasil, que tem exclusividade em 65% da revenda de materiais elétricos no território nacional, adotou a plataforma fluig, da Totvs, para estruturar seus processos.
Com a ferramenta, a empresa integrou informações em áreas como marketing, vendas, RH, financeiro, facilities e supply.
Com nove escritórios pelo país, 170 funcionários e mais de 14 mil clientes, alguns processos da distribuidora não eram bem definidos e integrados. Havia falhas de comunicação entre as unidades, que eram muito regionalizadas, e entre os times de campo e backoffice, que realizavam a maior parte de suas tarefas manualmente como solicitações de documentos, análise de pedidos, aprovações de crédito, entre outras.
O resultado disso era retrabalho, perda de informações e falta de rastreabilidade – uma vez que a maioria dos dados ficavam divididos entre históricos de e-mails e computadores pessoais – perda de credibilidade, além de desmotivar os próprios colaboradores, que se viam muitas das vezes desinformados sobre o que acontecia na companhia.
Com o fluig, foi possível revigorar o time e toda a operação, a plataforma possibilitou que as unidades se aproximassem dos processos, centralizando os acessos e permitindo um melhor controle dos dados e uma comunicação fluída.
Com um processo automatizado, as notas fiscais são enviadas digitalizadas e ficam sujeitas à aprovação do centro de custo local. Se o valor limite for ultrapassado, a informação chega para a matriz que pode recusar ou não o pagamento. Essa regularização reduziu consideravelmente as compras desnecessárias, facilitando as negociações com os fornecedores e gerando uma economia de cerca de R$ 30 mil por mês, ou seja, R$ 360 mil em um ano.
Sérgio Kunio, diretor de operações do Grupo JAV, comenta que a força do fluig veio para revolucionar a forma de trabalhar. “Conseguimos fazer com que as unidades não se sentissem mais tão distantes dos processos e centralizamos os acessos. A transformação digital realmente está acontecendo e não só trouxe ganhos de produtividade como gerou novas oportunidades, aumentando as conversões e engajamentos. Além disso, tivemos um ganho de até 99% de efetividade, pois reduzimos o tempo gasto em processos de 720 horas para 20 minutos”, destaca.
Recursos Humanos
A área de RH do Grupo JAV também conseguiu visualizar as mudanças e ter a rapidez que precisava. Os pedidos de admissões, demissões, promoções ou mudanças de área são abertos e ficam sujeitos à aprovação da matriz. Nesse cenário, o Grupo JAV consegue evitar contratações e demissões sem aprovação, controlando os custos da operação e priorizando setores/áreas mais críticas. “A ferramenta é muito amigável e intuitiva, nos ajudou não só nos preenchimentos das ações diárias, simples e complexas, como na adaptação de nossas prioridades. Passamos de uma empresa com praticamente nenhum controle para uma com um grande salto de maturidade”, afirma Kunio.
