Para administrar a área financeira de todas as instituições de ensino e saúde, o grupo consolidou fluxos de compras em uma única base de dados, garantindo mais agilidade e confiança nos pedidos e aprovações
O Grupo Marista, que atua nas áreas de Educação e Saúde, iniciou uma parceria com a Benner em 1998, que tem garantido uma evolução em seus processos automatizados. O mais recente desafio foi a unificação de sistemas na área financeira, trocando os três ERPs utilizados pelo Grupo por apenas uma solução da Benner. Com a integração dos processos em um só fornecedor, o Grupo estabeleceu uma base única de dados, com informações consolidadas e confiáveis.
“Já percebemos aumento da eficiência operacional, os treinamentos se tornaram mais fáceis e rápidos de serem aplicados, eliminamos a sobreposição de custos e qualificamos a gestão da informação”, revela Maurício Zanforlin, CFO do Grupo Marista.
Outros ganhos também podem ser mensurados, como a redução de tempo para extrair informações gerenciais em período de fechamento, agilidade e eficiência na conciliação de informações contábeis e financeiras, higienização e saneamento de dados, conferência diária de saldos, padronização do plano de contas do financeiro, do plano de conta contábil e operações para todas as empresas do Grupo Marista.
“Além disso, agora temos acesso a relatórios inteligentes, eliminamos o pagamento em duplicidade na solicitação de customizações, alcançamos mais agilidade na atualização de versão e release e também mais performance do sistema, com uma economia de 15% do valor orçado”, explica Zanforlin.
O Grupo Marista atuava até meados de 2016 em um cenário de tecnologia que detinha três ERPs reunindo as informações administrativas/financeiras vindas de todas as áreas de negócio do Grupo. Um dos grandes desafios era unificar todos os fluxos de compras de todos os negócios. A partir desta necessidade foi elaborado um projeto para que o grupo ficasse com apenas dois ERPs, já se preparando para uma futura unificação de sistemas, que ocorreu em 2018 com a implantação do ERP completo.
“Nossa relação com a Benner é como um casamento. São 20 anos de relacionamento. Acabamos de renovar os votos”, compara Zanforlin. Segundo o executivo, a solução Benner permitiu mais agilidade no processo de compra do início ao fim – como fazer requisições ou aprovar – diretamente pelo site.
Antes da adoção das soluções Benner, o Grupo mantinha vários sistemas em seu departamento financeiro, o que ocasionava perda de tempo. “Imagine que, no passado, um superintendente aprovava manualmente, via formulários em papel, compras de todas as áreas. Hoje, ele consegue otimizar seu trabalho realizando, com segurança, todo o fluxo diretamente do sistema. Com isso, tivemos uma melhoria significativa de processos e retorno de investimento”, acrescenta Zanforlin.
Carlos Maffei, diretor comercial da Benner, explica que para atender a necessidade do Grupo Marista foram necessárias mais de cinco mil horas de planejamento para definir fases, entregas e melhores soluções. “Construímos a sinergia entre as equipes multidisciplinares, definimos os papéis e atividades e outorgamos a cada integrante a missão de buscar evolução nos processos. Tivemos recursos dedicados em tempo integral ao projeto e centralizamos a sustentação na própria equipe. Passamos o controle total de atendimentos do sistema para a área de tecnologia apenas após a estabilização das operações. Atualmente, já são mais de dois mil usuários Benner dentro do Grupo”.
A estratégia de implantação contou com a divisão do projeto em duas fases. A primeira foi dedicada a garantir que todos os requisitos seriam atendidos, contemplando a complexidade dos negócios envolvidos, o prazo definido pela alta direção para o go live do projeto e o menor impacto possível na operação.
Já a segunda fase foi focada na execução dos planos de ação desenvolvidos e nos processos mapeados, desdobrando um go live em cinco entregas, minimizando ao máximo o impacto na operação dos negócios do grupo.
Uma equipe multidisciplinar e dedicada full time ao projeto garantiu que o escopo fosse superado, com melhorias de processos para os negócios. O faseamento das entregas conseguiu ser antecipado, proporcionando segurança para todos os envolvidos no projeto.
