Especializado em assistência técnica, grupo troca planilhas por sistema de gestão e contabiliza ganhos de 40% no faturamento
Especializado em assistência técnica e reparos de celulares, o Grupo PLL conta com dez lojas espalhadas por São Paulo, Rio de Janeiro e Salvador. Todos os meses, a empresa realiza mais de 60 mil reparos de aparelhos em garantia de fabricantes como Motorola, Samsung, Apple, Sony e LG, além de prestar serviços para seguradora de celulares.
No início de 2016, a empresa identificou que usava, em média, 23 planilhas para controle de estoque, gestão de ordem de serviço e outros processos. Nesse cenário, portanto, as informações não estavam integradas. “Havia perda de informação e do histórico dos clientes. Esse quadro acabava impactando em perda financeira”, lembra Cléber Gomes, gerente de Operações do Grupo PLL. Foi quando, em maio do ano passado, a companhia contratou a Web Simples Brasil para implementar um sistema único de gestão, batizado de PLLB2B.
Com a implementação do sistema de automação, lembra o executivo, todos os processos ficaram mais dinâmicos, reduzindo a quantidade de planilhas e evitando perda de tempo na operação. Gomes relata que como a empresa não conta com uma área de TI interna, contou sobremaneira com o apoio do fornecedor e de todas os departamentos do Grupo para que o projeto fosse bem-sucedido. “Operações conduziu o projeto e fomos acompanhando as necessidades, alinhando com o fornecedor”, conta.
Durante e após a implementação, as unidades internas ganharam multiplicadores do projeto, que tinham a missão de dar suporte aos colegas e tirar dúvidas, quando necessário. Um dos desafios do projeto, lembra ele, esteve relacionado ao módulo de pagamento on-line. “Como tínhamos pouca experiência com esse processo, tivemos alguns aprendizados no começo.”
Antes, como o Grupo PLL não contava com um sistema de controle financeiro unificado, se as informações não fossem inseridas nas planilhas elas ficavam perdidas. Com o novo sistema, no entanto, as transações de vendas, pagamentos e receitas são acompanhadas em tempo real, on-line.
“Vemos tudo o que entra e sai do caixa e o que é faturado. Em razão do sistema e de outros projetos que rodaram no paralelo, registramos aumento de 40% no faturamento”, comemora o executivo. De acordo com ele, o processo tornou-se mais transparente, além de mais profissional e totalmente automatizado.
Segundo Gomes, a operação evoluiu muito de lá para cá. Com o processo todo integrado, diversas melhorias foram geradas para os clientes, como a possibilidade de pagamento do serviço dentro do sistema. “Também lançamos um aplicativo, onde o cliente consegue ver o status do reparo, se o aparelho está pronto ou aguardando peça”, exemplifica ele.
Gomes adianta que o novo site da empresa também estará conectado ao sistema. Assim, será possível realizar orçamentos por meio do site e o cliente poderá efetuar um pré-atendimento no portal. “Quando ele chegar à loja, grande parte de seus dados já estarão no sistema, agilizando o atendimento”, destaca.
Como próximo passo, Gomes aponta que o Grupo PLL quer reduzir o uso de papel com ajuda do novo sistema. “Estamos evoluindo para o sistema disparar uma ordem de serviço on-line e não precisar mais do papel.”
