Havan escolhe Benner com ferramenta de gestão de RH

O varejo enfrenta diariamente desafios relacionados à gestão de recursos humanos, seja pela complexidade de suas operações ou capilaridade. Não é diferente a situação da Havan, rede varejista com origem em Santa Catarina e que atualmente está presente em 13 estados brasileiros.

Com 93 lojas, um centro administrativo e um de distribuição, dois postos de combustíveis e uma geradora de energia elétrica, a companhia emprega cerca de 15 mil colaboradores com turnos de trabalho variáveis e especificidades nos critérios de benefícios.

Além da necessidade de estabelecer critérios diferenciados de gestão de prêmios de produtividade, a organização relaciona-se com 86 sindicatos representantes de categorias profissionais, administração que demanda um cuidado especial.

A saída para responder a esses múltiplos aspectos e aprimorar atividades da área de recursos humanos foi adotar uma das soluções mais flexíveis e completas do mercado, desenvolvida pela Benner.

“Quando optamos por mudar o sistema, estávamos em preparação para expansão, o que demandava não só a otimização das rotinas relacionadas à folha de pagamento, como também maior desempenho da nossa equipe. Era preciso revisar e ampliar os processos e diminuir a troca de documentos entre as unidades, viabilizando o envio digital, por exemplo, de guias, rescisões e contratos, ao invés da entrega por malotes”, explica Aurélio Paduano, gerente corporativo de recursos humanos da Havan.

Trabalhando em conjunto, a varejista e a provedora de TI realizaram um plano de aderência e conduziram a implementação baseada em uma lista de especificações detalhadas, criteriosos requisitos, regras de negócio e definição de um fluxo de informações a ser seguido.

O projeto contemplou a adoção dos módulos de folha de pagamento, cartão ponto, recrutamento e seleção e treinamentos da solução gestão de RH, da Benner.

Além de automatizar processos e estabelecer a gestão completa das jornadas de trabalho, o novo sistema também modificou a forma de laborar da equipe de recursos humanos da Havan, proporcionando uma atuação mais estratégica na gestão das lojas.

“Antes, um analista gerenciava uma determinada rotina de todas as filiais, já atualmente cada profissional dá suporte entre 12 a 15 unidades, com 100 colaboradores em média, assumindo a totalidade dos processos”, detalha a companhia.

Essa reestruturação, de acordo com Paduano, além de diminuir a dependência da filial em relação à equipe da matriz, agilizou em cerca de 50% o tempo despendido com a execução da folha de pagamento.

“Esta etapa era extremamente custosa para a companhia, especialmente levando em consideração que o cálculo de salários envolve mais de 95 variáveis, incluindo comissionamentos, metas de vendas, horas extras, acordos coletivos, entre outras”, detalha a empresa, indicando que a tecnologia também permitiu “tornar menos onerosa a apuração de prêmios relacionados à produtividade, pois as vendas lançadas no checkout (caixa) das lojas são enviadas diretamente para o sistema”.

Outro benefício está relacionado à segurança e à garantia na assertividade dos processos, prazos e a adequação à legislação. “Buscávamos uma solução rápida, racional e atualizada em relação às leis trabalhistas, que são muito complexas”, comenta o gerente, para acrescentar: “O sistema respondeu a estas demandas. Em cada uma das 93 lojas temos um usuário e sabemos exatamente o papel e direitos de cada um no que diz respeito ao sistema”.

Graças à integração da solução de RH com o ERP da Havan, novos requerimentos e mudanças nas regras de negócio são implementadas mair rapidamente. Os colaboradores podem consultar salários, checar informativos e justificar faltas ou atrasos. Por outro lado, os gerentes podem ter acesso a tudo o que diz respeito às equipes, aprovar movimentações e registrar ocorrências.