Home office: 13 dicas para montar um guia efetivo

Definir um horário de trabalho como se fosse ir até a empresa; fazer pausas recomendadas para a sua carga horária e sinalizar para a equipe quando estiver ausente; e estabelecer uma rotina de reuniões virtuais entre líderes e equipe para alinhar prioridades e definir prazos de entrega são ações imprescindíveis para a adoção de home office sem prejuízos aos negócios da empresa.

Com o avanço da pandemia de Coronavírus (Covid-19) pelo Brasil, a cada dia mais organizações têm aderido ao regime de trabalho remoto, em consonância com as orientações da Organização Mundial de Saúde e Ministério da Saúde. As autoridades sanitárias têm solicitado à população que diminua o contato social para evitar a propagação da doença.

As empresas de tecnologia, que já têm o trabalho remoto em suas rotinas, têm largado na frente nessa corrida pela prevenção contra o coronavírus e, desde segunda-feira (16), vem estendendo este esquema de trabalho a todos os funcionários ou ao menos aos grupos considerados de risco (como gestante, idosos e pessoas que voltaram recentemente de viagem pelo Brasil ou do exterior).

Algumas delas conseguem operar 100% com trabalho remoto, conectado as equipes por videoconferência, aplicativos de mensagem e tecnologias próprias para comunicação interna. É o caso do DOT digital group, empresa de educação digital sediada em Florianópolis.

Ela permitiu que todos os seus 300 colaboradores pudessem optar pelo trabalho remoto e tornou obrigatório o home office para os grupos mais suscetíveis à doença. Também forneceu equipamentos necessários, como notebooks, aos que não tinham em suas residências; e substituiu viagens e reuniões presenciais por videoconferências.

“Nossa relação contratual é baseada na confiança e nosso foco é na entrega dos resultados. Trabalho remoto é comprometimento e responsabilidade. Contamos com os colaboradores para passarmos por este momento de forma que nossos clientes e parceiros não sejam impactados , explica Luiz Alberto Ferla, fundador e CEO do DOT.

Cesar Nanci, CEO da Pulses, startup de Itajaí (SC) que desenvolve soluções tecnológicas de gestão de pessoas, observa que as empresas que adotarem o home office precisam que líderes estejam bem alinhados com seus times para não prejudicar o rendimento da equipe. “Uma reunião inicial com o grupo, alinhando o que se espera, quais são as prioridades do período, qual o canal de comunicação que será adotado (escritório virtual, pontos de encontro), ajuda muito a dar foco aos colaboradores”, sugere. E complementa: “Sem um alinhamento bem claro das prioridades, eles podem ficar confusos com suas tarefas e acabar se distraindo com atividades pessoais”.

O controle da jornada de trabalho é outro ponto sensível ao trabalho remoto. Gestores devem estabelecer rotinas de marcação de ponto, que já pode ser feito remotamente com o uso de plataformas on-line. “O ideal é manter a rotina de cumprimento das entrega e ajustar, caso for necessário diante do cenário que se instalou. É preciso contar com o bom senso e disciplina de todos nesse momento. Cada empresa deve encontrar a melhor forma de fazer a gestão remota, de acordo com suas peculiaridades”, diz Daiane Andognini, CEO da Hug, consultoria responsável por projetos de formação de cultura de gestão de pessoas em empresas de tecnologia.

Na Diálogo Logística, transportadora de Porto Alegre (RS) especializada em entregas de-commerce, grande parte dos 150 funcionários já aderiu ao trabalho remoto como medida preventiva. A empresa também orientou os colaboradores considerados do “grupo de risco” a ficarem em casa. Nos hubs está prevista triagem para medir a temperatura dos funcionários ao chegarem aos seus postos de trabalho, e um banco de talentos terceirizado foi contratado – também com triagem constante – para garantir as entregas.

Em outra frente, que envolve mais de mil pessoas, os fornecedores e entregadores conectados ao aplicativo da Diálogo, todos estão recebendo orientações de higiene e segurança por meio da plataforma, incluindo “pop ups” para uso de álcool em gel e assinatura de recebimento de produto por comando de voz durante cada entrega, para evitar o contato dos clientes com o celular do prestador de serviços.

Guia do trabalho remoto

Para quem sempre trabalhou no escritório, ter de ser adaptar a uma nova rotina sem sair de casa pode ser um desafio. Por isso, o DOT adaptou o seu guia de boas práticas de home office para este momento de necessidade de reclusão da população. Confira as dicas que foram repassadas aos colaboradores e podem ajudar outras empresas a elaborarem seus manuais:

1. Defina um horário de trabalho como se fosse ir para a empresa;

2. Faça as pausas recomendadas para a sua carga horária de trabalho e as sinalize para que a equipe saiba quando você estiver ausente;

3. Fique atento aos principais canais de comunicação da empresa no período;

4. Dê um check sempre que algo referente ao seu trabalho for mencionado pelos canais de comunicação, para sinalizar que você fez a leitura;

5. Para equipes que demandam mais contato diário, recomenda-se encontros virtuais com a equipe de projeto e checkpoints de ordenamento;

6. Lembre-se de bater o ponto online;

7. Para evitar qualquer tipo de problema com a segurança dos dados lembre-se: informações internas são confidenciais;

8. Além disso, é importante ter instalada e configurada a VPN (rede privada), para ser utilizada em caso de necessidade de acesso às pastas da rede e sistemas com acesso interno (cada empresa deve orientar os funcionários sobre como realizar este procedimento);

9. Monte um posto de trabalho na sua casa, com mesa e cadeira, para manter uma postura adequada e evitar lesões na coluna;

10. Sofá e cama nos dão a sensação de relaxamento em um primeiro momento, mas passar muito tempo neles pode provocar desconfortos;

11. Cuide também da sua saúde mental: vá até a cozinha, faça um café, coma uma fruta, beba água e depois volte ao trabalho;

12. Durante este período de isolamento social tente manter contato com familiares e amigos virtualmente;

13. Vídeos-chamadas costumam ajudar a matar a saudade.