A decisão de troca no sistema de ERP utilizado veio da matriz, mas os benefícios do projeto foram logo percebidos na unidade brasileira da Sony BMG, que surgiu após a união das duas companhias. Segundo o gerente financeiro da corporação, Wilson Lannes, os ganhos obtidos ficaram evidentes durante o processo de fechamento mensal. “Reduzimos em 30% o tempo que gastávamos e houve também uma aumento de performance e a possibilidade de organizar melhor o adiantamento dos artistas, já que os dados ficaram integrados”, resume.
Quando anunciaram a união das operações, a BMG tinha um sistema de gestão empresarial que tinha apenas alguns módulos de gestão instalados. A Sony, no entanto, tinha uma solução robusta, que não condizia com a necessidade da empresa. Assim, a unidade brasileira do que se tornou a Sony BMG, sendo uma representante que pertence ao grupo das filiais de médio e grande porte da corporação, deveria adotar o sistema fornecido pela Microsoft, enquanto as menores receberam a determinação para usar outra tecnologia.
Depois disso, a empresa trabalhou para integrar tanto os departamentos da companhia, quanto com as unidades em diferentes países. “Hoje o hardware fica nos Estados Unidos e o sistema de consolidação é mundial”, afirma Lannes.
Dessa forma, em janeiro de 2005 o planejamento teve início e, em julho do mesmo ano, foi implementado o módulo financeiro e de contas a pagar. Mais tarde, entre dezembro e janeiro do ano seguinte, a empresa colocou em funcionamento os módulos de contas a receber, assim como o de compras.
Segundo Lannes, com o projeto a empresa ainda obteve ganhos com a redução do custo de suporte. “Mas é difícil comparar com números, porque antes eram duas empresas distintas”, diz.
Para o futuro, a Sony BMG planeja implementar também os módulos de contas a receber integrado ao controle de vendas digitais, assim como o de compras. Hoje existem entre 15 e 20 pessoas usando o novo ERP, que contou com a ajuda de uma consultoria para a implementação.
O destaque da iniciativa, segundo Lannes, foi mesmo a preparação da companhia para receber o sistema, que contou com um planejamento bastante detalhado. “Como tínhamos outros projetos que aconteceriam simultaneamente – a integração das equipes, mudanças na distribuição, a separação da fábrica da Sony e a reestruturação das duas empresas – caprichamos no plano e investimos também em testes exaustivos, o que garantiu uma implementação tranqüila”, relata Lannes.
Por isso, o primeiro dos módulos hoje usados levou seis meses para rodar adequadamente e, o segundo, dois meses. “Ainda tempos o que melhorar, porque isso faz parte da adequação à nova realidade, mas hoje temos um cenário mais enxuto, flexível e ágil”, conclui.
