Desafio das organizações é que diferentes sistemas especialistas conversem de forma automática de modo a desburocratizar processos
Desde que as empresas começaram a adotar sistemas especialistas, identificaram a necessidade de automatizar os seus processos, principalmente com foco em reduzir custos e ganhar velocidade para que se tornassem mais competitivas no mercado. Hoje, o que se vê dentro das organizações é um grande número de diferentes sistemas especialistas e um esforço para fazer com que eles se conversem de forma automática.
Mesmo que em se tratando de diferentes sistemas implementados em diferentes departamentos, todas as automações trazem ganhos enormes aos seus usuários. Neste caso, devido à eliminação de trabalhos manuais, pode-se minimizar eventuais riscos de erros ocasionados por humanos, obter ganho de tempo às equipes e melhoria significativa da acuracidade de informações, o que pode impulsionar o crescimento da organização.
Imagine uma área financeira que tem o desafio de lidar com uma rotina intensa, devido a grandes volumes de transações diárias com documentos fiscais. Certamente, a integração de sistemas viabiliza a estruturação inteligente, gestão automática e desburocratização dessas informações provenientes de documentos fiscais eletrônicos, para impactar positivamente futuras decisões de líderes e os resultados do negócio.
Existem inúmeros fatores a considerar para uma integração, que via de regra não é algo pronto, aplicado como padrão ou em massa para muitas empresas. Ao contrário, é um processo extremamente personalizado, sem contar a complexidade nas empresas e nos sistemas que elas utilizam. Isto requer flexibilidade, competências técnicas e parametrizações específicas.
Cada modelo de negócio possui suas próprias particularidades, que devem estar contempladas em todo o processo de integração de sistemas. É importante saber qual tipo de integração se deseja realizar, sendo essencial compreender as reais possibilidades técnicas para avançar com o projeto.
Ainda com relação aos benefícios dos sistemas conversarem entre si, como dissemos anteriormente, podem ser enormes. Alguns ganhos com a integração de sistemas para a automação da gestão de documentos fiscais, por exemplo, são:
Uma vez que os sistemas estejam integrados, a empresa poderá contar com alta disponibilidade de dados dos documentos fiscais, com chances de novas automações de processos. Adicionalmente, ao democratizar o acesso aos documentos fiscais ao longo da cadeia produtiva é possível agregar valor ao trabalho de quem está apurando os tributos e às demais equipes, que necessitam das informações das Notas Fiscais para serem mais produtivas dentro da organização.
Antes, a empresa dispunha de um humano para realizar determinada tarefa. Com a integração de sistemas, ela passa a ser automatizada. Amplia-se, então, a oferta de ferramentas específicas para o desenvolvimento inteligente, rápido e preciso de atividades, o que reduz não apenas o volume de trabalhos manuais – que muitas vezes tornam os processos morosos -, mas minimiza os riscos de erros por humanos no trabalho.
Assim, a integração de sistemas vai além e traz novas oportunidades, pois com os softwares conversando entre si e realizando o trabalho que o humano fazia, esse profissional pode dedicar-se às atividades mais inteligentes e que contribuam estrategicamente para ganhos efetivos ao negócio.
Dessa forma, o tempo do profissional antes dedicado às atividades manuais, pode ser aplicado em análises de redução de custo, geração de insights para criação de diferenciais competitivos ou análises mais profundas dos dados. Para se ter uma ideia, um profissional da área de compras, por exemplo, pode de uma forma simples comparar dados de valores e fretes de fornecedores de um mesmo insumo e apontar uma potencial economia. A área de controladoria, pode dedicar o tempo de sua equipe na análise das maiores despesas operacionais, apoiando estratégias de redução de custos para a empresa.
Como parte de uma jornada de transformação digital de uma organização, estimula-se o desenvolvimento de pensamento crítico e colaborativo das equipes, para que passem a atuar em novas frentes e identifiquem diferenciais para a empresa. Quando não há automação de processos e integração de sistemas, é provável que profissionais graduados, com alta qualificação se dediquem a tarefas operacionais e, com isso, as empresas deixam de aproveitar todo seu potencial.
Uma mudança de mindset, transformando o profissional operacional em um profissional estratégico, é exatamente o que as empresas buscam. Uma pesquisa (Tax Trends 2021) realizada pela brasileira Arquivei, em parceria com a Dootax, revelou a importância do profissional, que deseja atuar na área Fiscal/Tax, ter formação superior.
Dentre os entrevistados, cerca de 47% têm formação superior e aproximadamente 40% possuem pós-graduação. Outro fato que chama a atenção é a concentração de profissionais dos cursos de Contabilidade (61%) e Administração (15%) atuando nesse setor, compondo 76% da amostra pesquisada.
Portanto, diante de um cenário onde não há mais um único sistema capaz de resolver todas as dores da cadeia produtiva, a integração de diferentes tecnologias é capaz de acelerar e elevar a produtividade da empresa como um todo, a novos patamares. Pense nisso!
* Isis Abbud é COO e cofundadora da Arquivei
