Solução de big data/analitycs baseada em inteligência artificial dispara alertas sobre a possível fuga de estudantes, evitando prejuízos financeiros
As facilidades de ingresso dos brasileiros no ensino superior, proporcionadas pelos novos programas de incentivo à educação, esquentou a competição no setor privado. São altos os investimentos das instituições em ações para atrair e manter uma clientela fiel com incremento dos negócios. Foi para enfrentar a concorrência que o grupo Ser Educacional resolveu inovar com uma solução de big data/analytics baseada em inteligência artificial (AI, na sigla em inglês) para evitar evasão de seus alunos.
Com 14 anos de operação no mercado, o grupo Ser Educacional está entre os maiores conglomerados de educação superior do Brasil. Atualmente, conta com unidades espalhadas por 18 estados das regiões Norte, Nordeste e Sudeste, que juntas somam mais de 160 mil alunos matriculados em cursos presencial e na modalidade de Ensino a Distância (EaD).
Integram à rede instituições como Unama – Universidade da Amazônia (Amazônia-AM), UNG – Universidade (Guarulhos -SP), Uninassau – Centro Universitário Maurício de Nassau (Recife-PE) e Univeritas – Centro Universitário Universus Veritas (Rio de Janeiro-RJ).
Desde que se lançou no mercado, em 2003, o grupo Ser Educação vem registrado crescimento vertiginoso tanto orgânico quanto por aquisições. Mas para manter seu ritmo de expansão pelo Brasil, a companhia constatou que não basta só atrair novos alunos. É preciso mantê-los satisfeitos em sua base até a conclusão do seu curso, seja graduação ou pós-graduação.
“Nos últimos anos, vínhamos investindo esforços para melhorar a eficiência na captação de novos alunos. Mas percebemos que um desafio ainda maior era reter os alunos captados”, explica Joaldo Diniz, que era o CIO, ganhou projeção e foi promovido no ano passado a vice-presidente de Operações e Serviços do grupo Ser Educacional.
Diante dessa necessidade, o comitê de inovação foi acionado e propôs o desenvolvimento de uma solução que ajudasse o grupo a prever possíveis desligamentos de estudantes para evitar prejuízos financeiros. Nasceu então o projeto “Ser Retention Systems (SRS)”, que entrou em operação em 2016, após um ano de muita pesquisa da tecnologia e trabalho para integração com os sistemas legados da companhia.
O SRS é um sistema de análise de dados baseado em inteligência artificial e redes neurais, criado para avaliar situações que levariam a perda de alunos e informar áreas de negócios com antecedência. Ao receber as avaliações preditivas, as equipes da instituição tomam medidas que evitam a fuga de estudantes.
Para olhar para o futuro, o SRS foi alimentado com dados de semestres anteriores que mostram a evolução de todo o relacionamento do aluno com a instituição de ensino. À medida que vai cruzando informações com as diversas bases de dados, o sistema aprende o comportamento do estudante e dispara alertas quando ele está prestes a trancar o curso.
Uma das vantagens da tecnologia, destaca Diniz, é a análise de dados em tempo real sobre a possível evasão, utilizando diversas variáveis. As informações são coletadas em variados sistemas, como o acadêmico (avaliando, por exemplo, a frequência do aluno e suas notas), o financeiro (pontualidade do pagamento da mensalidade) e as ocorrências incluídas pela Central de Relacionamento (CRA), que indicam que tipos de interação o estudante fez nos últimos meses.
Liderado pela TI, o SRS envolveu diversas áreas da Ser Educacional e o grande desafio foi conscientizar todos sobre a importância de se manter as bases de dados atualizadas e com a informação certa. “A implantação de um sistema desse porte traz algumas dificuldades, principalmente na mudança de cultura, mas tudo aconteceu de forma integrada e transparente”, relata Diniz. Ele diz que houve uma aceitação grande e engajamento por parte de todos. “O projeto foi comprado não só pela presidência do grupo, mas por todos os setores”, garante.
O projeto foi comprado não só pela presidência do grupo, mas por todos os setores
O SRS completou um ano de operação e já está realizando análise de dados de todos os alunos das instituições integrantes do grupo Ser Educacional. O setor que mais se beneficiou com a tecnologia foi o de Operações, que reduziu o índice de evasão e vem melhorando sua eficiência operacional.
Hoje, o SRS se tornou uma ferramenta essencial nas atividades diárias de coordenadores de curso e diretores de unidade do grupo. O sistema permite que cada um tenha uma visão ampla do cenário de seu curso ou unidade e agir em conjunto com outros setores da instituição. Com base em informações confiáveis, eles conseguem interagir com o aluno e resgatá-lo, evitando a evasão.
Adriano Azevedo, diretor de Operações do Grupo Ser Educacional, lembra que antes do SRS, a empresa tomava conhecimento da evasão somente após a ocorrência. “O aluno deixava a instituição e só depois podíamos entrar em contato com ele e tentar reverter uma ação já realizada”. Para os executivo, agora há a oportunidade de os times serem mais assertivos e proativos na prevenção de evasão. “Conseguimos identificar melhor o perfil do possível evadido e desenvolvemos ações específicas.”
Azevedo diz que a nova tecnologia inverteu a lógica do processo. “Antes, consumíamos meses de trabalho com equipes dedicadas a tentar entender os motivos da evasão”, recorda. Atualmente, essa informação é gerada de forma automática com rapidez e inteligência.
Com o apoio do SRS, o índice de evasão do grupo Ser Educacional caiu de 15% em 2015 para 13% por semestre em 2016. Na avaliação de Azevedo, a queda é significativa e reflete nos resultados financeiros do grupo. Ao evitar a fuga de alunos, a companhia evita perda de receita e melhora sua eficiência operacional.
