Implantação de sistema de gestão possibilitou a informatização de processos como controle financeiro, compras, estoque, entre outros, do site de e-commerce
O portal de e-commerce ManiaVirtual.com, que iniciou suas atividades em 2005 vendendo exclusivamente produtos de informática, com a diversificação e ampliação da oferta de produtos comercializados pelo site, se deparou com o desafio de acabar com a burocracia e as dificuldades de gerenciamento dos pedidos, devoluções, garantias e entregas, que era feito de forma manual pela equipe interna.
Nessa época, o faturamento da empresa estava em R$ 400 mil com 4 mil pedidos por mês. Porém, o site registrava mais de R$ 300 mil em estoque inativo, por incapacidade de gerenciamento integrado. Foi então que, a partir de maio de 2016, quando o recém-associado Michael Castro assumiu a diretoria comercial, a empresa estabeleceu um plano de trabalho baseado na otimização das ferramentas de gestão já existentes, e assim, garantir o crescimento sustentável.
Uma das estratégias implementadas foi a melhor utilização dos recursos do Domus ERP, da DB1 Global Software, um sistema de gestão que possibilitou a informatização inteligente de processos como controle financeiro, contabilidade, compras, estoque, emissão de notas fiscais, entre outros. O objetivo era garantir uma melhor comunicação entre as áreas, o planejamento dos recursos e a automatização de processos de forma segura, prática e objetiva.
“Nosso principal ganho com a otimização do Domus ERP da DB1 foi o controle: começamos a ter uma visão mais completa de tudo o que estava acontecendo, das ações realizadas e resultados gerados e assim, começamos a compreender quais ações estavam dando certo e quais não estavam. Por meio do Domus ERP conseguimos integrar as distintas áreas dentro da empresa, em um único sistema, com informações precisas para integrar dados e processos necessários. Com todas essas otimizações e mudanças, nosso faturamento teve pico de R$ 7 milhões por mês [mesmo resultado da Black Friday de 2016] e o número de pedidos quintuplicou, passando de 4 mil para 20 mil pedidos por mês”, comemora Castro.
Atualmente, o Mania Virtual utiliza o Domus ERP em toda sua operação, desde a aquisição de produtos, disponibilização em estoque no centro de distribuição e organização de preços, até o faturamento, realizado de forma automática 24 horas por dia. Com essa automatização é possível, ao receber um pedido, realizar a separação em poucos minutos, emitir a nota fiscal e enviá-la automaticamente por e-mail para o cliente.
De acordo com Jasper Perrú, gerente de produtos da Unidade de Gestão Empresarial da DB1 Global Software, “a partir da evolução do Domus ERP, realizamos a implantação do módulo de RMA (Return Merchandise Authorization) para o controle de trocas e devoluções, organizando todo fluxo de comunicação, tanto com clientes quanto com fornecedores e assistências, proporcionando uma economia de pelo menos duas horas por processo, além de gerar uma imagem positiva de transparência, organização e agilidade junto aos consumidores. Isso reflete um comportamento comum na DB1 que gosto muito na equipe Mania Virtual, essa necessidade de constante evolução e “mania” de apresentar soluções transformadoras ao dia a dia do cliente”.
Outra questão resolvida foi o controle de adiantamentos financeiros recebidos de fornecedores e clientes para ações comerciais ou créditos de compras. Hoje todo o processo é controlado pelo sistema, sendo possível saber o saldo de cada fornecedor com mais velocidade. A DB1 também está implantando os módulos de importação de XML de notas fiscais e conhecimentos de transporte, permitindo a entrada automática em grandes volumes de operação.
Os próximos passos na consultoria tecnológica da DB1 para o Mania Virtual é a implantação do sistema completo de SAC, aprofundamento nos relatórios de gestão de fluxo de caixa e demonstrativos financeiros, além de implantação do módulo Livedash de indicadores para controle em tempo real via smartphone.
A partir da implementação das novas soluções da DB1, a empresa diz que espera ter o monitoramento completo de todos os sistemas da empresa de forma dinâmica e compilada em apenas um clique, a otimização do tempo de lançamento e mitigação de erros, além do monitoramento dos KPIs (indicadores de desempenho) em dashboards em tempo real e, dessa forma, pavimentar a expansão dos negócios e o crescimento do Mania Virtual.
Em 2016 o Mania Virtual dobrou o faturamento em relação a 2015. O objetivo para este ano é, mais uma vez, multiplicar por dois os lucros do ano anterior, alcançar cada vez mais clientes e expandir a variedade de produtos.
