O processo de anexar, abrir, modificar e reenviar documentos
por email é chato e despende tempo, mas a Microsoft promete mudar isso com os
novos recursos de compartilhamento e colaboração para Outlook Web App (OWA) e
OneDrive for Business. O invés de acrescentar anexos, os usuários de OWA podem
mandar links aos remetentes para acessar arquivos armazenados no OneDrive for
Business.
Como o arquivo do link está armazenado na nuvem, ele pode
ser acessado simultaneamente por muitos destinatários. A interface do OWA
permite que várias pessoas alterem um documento em link ou anexo de forma
simultânea. Esta semana, a empresa adicionou um novo recurso no OWA que
possibilita ter uma visão do fluxo da colaboração em tempo real.
Outras funcionalidades permitem que usuários insiram links
de documentos em e-mails mesmo quando eles ainda não estão armazenados em
nuvem. Um usuário que quer compartilhar um arquivo armazenado localmente pode
ainda enviá-lo com um anexo tradicional. Em vez disso, se o usuário preferir
escolher a opção “Compartilhar via OneDrive”, o OWA fará o download do arquivo
automaticamente para a conta OneDrive for Business do usuário e gerar um link
compartilhável.
Quando o OWA é usado para compartilhar um documento
armazenado em uma conta OneDrive, o destinatário dá permissão para visualização
e edição do arquivo por padrão. Remetentes podem alterar a permissão
diretamente da mensagem de email.
Os novos recursos do OWA também alimentam o Office Graph,
uma tecnologia de aprendizagem por máquina capaz de discernir qual conteúdo é
importante para as pessoas e usar esses insights para criar ferramentas de
produtividade mais sociais e personalizadas. O Office Graph potencializa os
aplicativos do Office 365, como o Delve, que mostra documentos e informações
“trending” de usuários para eles mesmos e seus colegas de trabalho.
Baseado em navegador, o OWA é um dos produtos do Outlook e
inclui funcionalidades voltadas para empresas, como a integração com OneDrive
for Business. A Microsoft também irá oferecer esses recursos para clientes do Office
365. Todos eles devem ser disponibilizados em novembro.
A nova integração do OWA com o One Drive for Business está
disponível em iOS, Android e navegadores web. A disponibilidade para a verão
desktop do Outlook ainda está a caminho, afirmou a Microsoft.
Essas novidades vão de encontro à estratégia “mobile-first,
cloud-first” enfatizada pelo CEO Satya Nadella. Faz dois anos que a companhia
lançou uma grande revisão dos aplicativos Office, como o Word, mas a equipe
responsável pelo Office nunca esteve tão ocupada com novos recursos, apps e
ofertas a cada semana – como o lançamento do OneNote para Android Wear e o anúncio
de uma oferta agressiva do pacote que inclui Dynamics CRM, Office 365 e Power
BI por US$65 mensais por usuário.
Graças às ferramentas de produtividade como Google Docs e a
suíte iWork, muitos analistas questionaram nos últimos anos se os usuários
iriam continuar a pagar pelos produtos Office. Ao aumentar o ritmo da inovação,
criando uma plataforma cruzada e construindo um ecossistema que mantém os dados
disponíveis enquanto os trabalhadores fazem modificações, a Microsoft espera derrubar
essa dúvida.
