No total, 8 mil contas foram migradas para o Microsoft Office 365 nas 450 unidades do Estado
O Ministério Público do Estado de São Paulo acaba de migrar as contas de e-mail de todos os servidores públicos para o Microsoft Office 365, totalizando mais de 8 mil contas migradas nas 450 unidades do estado, em um prazo de quatro meses. A migração se deve principalmente às dificuldades que o órgão enfrentava com a disponibilização de espaço nas caixas postais, tornando o Ministério Público o primeiro órgão judicial do estado a migrar para a nuvem. A Brasoftware foi a responsável pela implementação e licenciamento, garantindo maior segurança e conectividade.
“Com a migração, o MP conquistou ganhos como maior capacidade de armazenamento na caixa postal e disponibilidade de conexão de qualquer lugar e dispositivo, além da habilitação de serviços de videoconferência em larga escala por meio do Skype Broadcast, extremamente necessários para a transmissão de eventos em massa para até 10 mil pessoas conectadas simultaneamente”, afirma Guilherme Taliba, gerente de Soluções da Brasoftware.
“A solução facilita o dia a dia da Promotoria, permitindo ao usuário acessar informações a partir do computador institucional ou pessoal e, até mesmo de dispositivos móveis como celulares e tablets. A nuvem vem com essa proposta de colaboração, mobilidade e integração. Agora, com o Skype, por exemplo, quebramos a barreira da distância e os funcionários conseguem se comunicar por chat e webconferência com qualquer outra Promotoria do Estado de São Paulo, gerando ganho de produtividade, agilidade e redução de custos com deslocamentos”, conta Láercio Carrasco, CIO do MP.
Além disso, o MP preocupou-se em capacitar os usuários após a migração, organizando um trabalho conjunto com a área de comunicação. “Trabalhamos de forma sincronizada. Selecionávamos uma quantidade específica de usuários. Uma semana antes da migração, a comunicação encaminhava um e-mail informando ao usuário que ele seria migrado, passando todas as diretrizes e links para o novo acesso ao seu e-mail. Também montamos workshops em todas as 16 unidades regionais do Ministério Público no Estado de São Paulo”, informa Laércio.
Com o O365, o MP passa a ter uma console de segurança unificada onde consegue visualizar os acessos aos documentos em tempo real, inclusive alterações ou registros não autorizados. “Esta era uma preocupação do Ministério Público. Os servidores tinham um sistema de armazenamento de arquivos em que todos os procuradoresdo estado podiam acessar os conteúdos, mas não tinham controle se um documento havia sido modificado indevidamente”, conta Guilherme.
Também está sendo implementado pela Brasoftware no MP uma solução de segurança, o EMS (Enterprise Mobility and Security), que vai elevar o nível de segurança do órgão. O EMS entrega uma camada adicional de segurança ao Office 365. Entre suas utilidades, está a criação de uma camada de segurança geográfica. “Por exemplo, se eu habilito um determinado servidor a acessar um documento, eu posso delimitar em que regiões geográficas ele poderá abrir. Se tentar ser aberto em uma área que não é de costume, temos como barrar de maneira automática a abertura deste documento”, explica o gerente de Solução da Brasoftware.
O Microsoft Office 365 é um ambiente criptografado, ou seja, os profissionais que administram os datacenters não conseguirão interpretar ou entender os dados MP. “No contrato de serviço existe uma cláusula de confidencialidade, integridade e disponibilidade. Os três principais pilares da segurança da informação, gerando respaldo jurídico ao MPSP. O principal esforço sobre questões de segurança da informação está na capacitação dos nossos usuários para o total entendimento da solução, principalmente para evitar compartilhamento equivocado de informações”, assegura Carrasco, do Ministério Público.
A Brasoftware mobilizou oito profissionais de sua equipe para atuar dentro do cliente, fornecendo as melhores práticas para contribuir com o aprimoramento do parque tecnológico. “A empresa deixou a equipe confortável para usar a solução, sempre nos atendendo quando precisávamos, alocando os profissionais conforme necessidade do cliente”, pontua Carrasco.
O Ministério Público do Estado de São Paulo elevou o seu nível de maturidade tecnológica com o uso da plataforma Office 365, gerando aumento da segurança do ambiente com ferramentas de investigação digital e aumentando sua produtividade com aplicações de colaboração como o Office Online, Sharepoint, Skype for Business, Skype Broadcast e One Drive.
