A Moët Hennessy, divisão de vinhos e destilados do LVMH Moët Hennessy Louis Vuitton SE, holding francesa especializada em artigos de luxo, firmou uma parceria com a Accesstage. O objetivo inicial era dar mais segurança às transações financeiras da companhia, que demandavam muito tempo e conferência manual, o que as tornava sujeitas a atrasos e erros humanos.
Com um alto volume de transações financeiras, incluindo uma média de 80 pagamentos diários, ou seja, cerca de 1,7 mil títulos ao mês, a Möet Hennessy buscou a Accesstage por sua especialização em pagamentos B2B e gestão financeira. O objetivo era não só obter aumento da segurança das transações, mas também evitar riscos de barramento em auditorias internas e prejuízos para a operação.
A equipe de Contas a Pagar e Receber começou a contar com a criptografia e uma solução de EDI. Segundo a gerente de tesouraria da Möet Hennessy, Katherine Nogueira, os arquivos passaram a ser criptografados e restritos, ou seja, ficaram imunes à interferência manual de profissionais da área.
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“Após encriptarmos os arquivos tanto de retorno, quanto de remessa, conseguimos fazer uma melhoria no nosso sistema, deixando a operação mais automatizada. Hoje nós não temos acesso aos arquivos que vem e vão para o banco, ou seja, não há possibilidade de manipulação e possíveis erros humanos. Atendemos os requisitos de auditoria e ganhamos muito mais segurança e assertividade nas operações”, explica Katherine, em comunicado.
De acordo com a executiva, antes da parceria era possível ocorrer erros como o envio de um arquivo em duplicidade para os bancos, já que todo o processo era manual. Além da segurança, a equipe ganhou agilidade para concluir atividades operacionais e passou a ter mais tempo para investir em ações estratégicas.
Antes do sistema da Accesstage, os profissionais da empresa precisavam selecionar a duplicata ou pagamento, gerar o arquivo de remessa e enviar para o banco; pegar o arquivo de volta no servidor e salvar no próprio PC; o passo seguinte era subir o arquivo de forma manual no portal do banco, que recebia o arquivo em texto, processava a entrada do pagamento ou da cobrança e disponibilizava para a empresa, que depois precisava ficar monitorando o portal para saber quando o arquivo de retorno estaria disponível.
Depois disso, ainda era necessário baixar o arquivo final, salvar no computador, fazer uma análise sobre o processamento e gerar um relatório.
Com a solução da Accesstage, a rotina mudou. O usuário seleciona as duplicatas ou pagamentos e processa a geração da remessa, e na sequência recebe a notificação e um relatório completo e detalhado da operação por e-mail confirmando que o processamento foi concluído.
Com essa mudança na rotina foi possível otimizar o tempo dedicado para essas atividades operacionais, que precisam acontecer todos os dias. “Com isso, conseguimos reduzir cerca de 50% do tempo dedicado diariamente para este trabalho”, diz Katherine.
A equipe de Contas a Pagar e Receber da Möet, composta por quatro profissionais, sentiu uma redução de quatro horas nas tarefas do time e da área financeira.
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A redação contempla textos de caráter informativo produzidos pela equipe de jornalistas do IT Forum.
