Multitarefa: 4 passos para ser mais produtivo no trabalho

Nossa vida tem se tornada cada vez mais multitarefa. WhatsApp, e-mail, internet, TV, cuidar dos filhos, preparar relatórios.. são inúmeras atividades que fazem parte do nosso dia a dia.

Segundo Fagner Borges, autor do livro “A Jornada da Liberdade”, podemos tentar ser multitarefa sim, mas nosso cérebro funciona por compartimentos, agrupando nossas atividades para que possamos executá-las. “Não conseguimos armazenar duas informações completamente diferentes ao mesmo tempo. Para trocar o conjunto de informações, guardamos uma caixa e abrimos outra”, alerta.

Para entender como nosso cérebro funciona, o especialista propõe um teste. “Abaixo tem dois quadros com três colunas. Na primeira coluna. Você irá escrever as letras do alfabeto, de A a H. Na segunda coluna, irá preencher os números, de um a oito. Na terceira, os mesmos números, só que em algarismos romanos”, explica. Isso significa que na primeira linha do quadro você terá: “A” na primeira coluna, “1” na segunda e “I” na terceira. Na segunda linha do mesmo quadro, você deve preencher: “B”, “2” e “II”, e assim por diante.

Para o teste valer, Borges indica as coordenadas. “No primeiro quadro, você precisa preencher de maneira alternada, ou seja, primeiro a letra do alfabeto, depois o número e na sequência o algarismo romano. Cronometre o tempo que vai levar para fazer o primeiro quadro e no segundo, preencha cada coluna inteiramente antes de seguir para a próxima: todas as letras, depois todos os números e, por fim todos os algarismos romanos”.

“Provavelmente qualquer pessoa que fizer o teste levará muito mais tempo para preencher o primeiro quadro”, revela. Isso porque, explica ele, que para preencher o primeiro quadro, precisamos guardar a caixa das letras para lidar com a caixa dos números e depois guarda-las para só então, lidar com a caixa dos algarismos e assim por diante.

O que especialista quer mostrar no teste é que, ao ser multitarefa, provavelmente teremos a produtividade afetada. Para mudar esse hábito, ele listou 4 passos:

1º passo – Faça uma coisa de cada vez

“Não tente realizar mil tarefas ao mesmo tempo. Se você começa algo e para, seu dia não rende. Comece e termine uma atividade antes de ir para outra. Vale desativar notificações de aplicativos, e-mails, porque isso é uma tentação e se você deixar ativada, vai querer olhar”.

2º passo – Trabalhe em ciclos (Pomodoro)

O Pomoro é uma teoria criada por Francesco Cirillo na década de 1980 no que se diz respeito à produtividade 25 minutos de trabalho, 5 minutos de descanso, repetidos em 4 vezes. “O descanso pode ser beber água, meditação, mas a ideia é desligar-se do que está fazendo. Depois desses ciclos, que vão durar 2 horas, tire 30 minutos de recompensa para realizar aquilo que desejar. Outra proposta é trabalhar 50 minutos ininterruptos e descansar 10. O tempo exato, na realidade, você decide, mas o importante é ter a noção do descanso, da frequência de trabalho e da recompensa”.

3º passo – Faça sua própria agenda

Fagner alerta que se não fizer e cuidar da própria agenda, outras pessoas farão por você. “As urgências dos outros são dos outros, não suas e elas indicam falta de planejamento. Você já deve ter presenciado alguém – ou até mesmo você – completamente estressado e sem paciência por conta de um atraso de dez minutos, por exemplo. Mas coloque as coisas em perspectiva: esse atraso se refere a um compromisso simples, trivial ou a uma situação de vida ou morte? Colocar situações em perspectiva é uma das maneiras mais simples e práticas de entender quanto elas merecem de sua energia e de sua saúde mental”.

4º passo – Programe respostas automáticas

“Muitas pessoas acham que desativar notificações de e-mail pode gerar problemas com os outros, mas basta configurar uma resposta automática avisando que você responderá quando possível para que esse problema seja solucionado. E sempre deixe claro que, se for algo realmente urgente, o seu telefone está disponível para ligações”, finaliza.