Nove regras para garantir o uso correto do e-mail corporativo

Ao mesmo tempo em que o uso intensivo da tecnologia trouxe uma série de facilidades para as empresas, ela impôs um desafio importante para os CIOs: gerenciar a utilização que os funcionários fazem dos recursos tecnológicos. E, o pior, segundo Patricia Peck Pinheiro*, advogada especialista em direito digital, boa parte das empresas tem corrido sérios riscos, por não conseguir dar a atenção necessária ao assunto.

“As empresas precisam orientar os funcionários e terceiros em relação ao uso das ferramentas tecnológicas, bem como à postura que eles precisam ter nos ambientes eletrônicos”, cita Patricia, que acrescenta: “Temos visto muitos casos de assédio sexual ou moral por conta de mensagens de e-mail, as quais nada mais são do que o papel timbrado da empresa, em meio digital.”

Com o intuito de ajudar os líderes de TI a conscientizar todos os funcionários da empresa sobre a postura correta do uso de novos meios de comunicação eletrônica, a advogada criou uma cartilha de cuidados no uso do e-mail, internet e celular corporativo. Seguem os tópicos abordados pela especialista:

1. Evite termos coloquiais – use o tratamento formal. Isso evita situação de subjetividade e eventuais confusões geradas devido ao tratamento mais íntimo em situação de trabalho/profissional.
Dica: O tratamento mínimo deve ser senhor (sr.) ou senhora (sra.), e não “você”, independente do cargo. Se possível deve ser feito uso da primeira pessoa do plural (ex: “nós gostaríamos de saber”, “vamos agendar”), visto que a comunicação é em nome da empresa.

2. Evite o uso de expressões como “beijos” ao final da mensagem – o correto é enviar saudações ou abraços.

3. Trate de assuntos gerais de modo discreto e bem-educado – pode-se perguntar como foi o final de semana, desejar um bom dia, felicidades, parabéns, manifestar condolências ou pesar, mas assuntos muito íntimos – que possam gerar algum tipo de constrangimento (ex: questões médicas ou familiares) – devem ser evitados.

4.  Evite o uso de elogios que possam gerar algum tipo de duplo sentido – pode-se congratular a pessoa por motivo de êxito em tarefas, mas evite elogios que possam estar relacionados à apresentação física ou a partes do corpo, como “linda(o)”, “bonita(o)”, “estonteante”, “maravilhosa(o)” e outros similares.

5. Evite convidar para situações ‘a dois’ pessoas que sejam subordinados hierárquicos – o convite para jantar, para um “encontro”, para uma situação de happy hour (que não seja para toda equipe) pode gerar constrangimento e dar a entender eventual assédio moral.

6. Evite falar mal da empresa e/ou de pessoas do trabalho, principalmente com uso de expressões pejorativas, associação com animais, gozação, piada com uso de características físicas ou emocionais. Deve-se lembrar que o ambiente corporativo é monitorado, por isso, intrigas, o uso de palavras para denegrir a imagem de um colega ou chefe podem gerar problemas. E como está por escrito, fica difícil alegar que “não era bem isso o que queria dizer”.

7. Evite fazer uso do e-mail e internet corporativa para buscar emprego em outro lugar – Não se deve enviar currículo pelo e-mail do seu empregador atual. Até para quem recebe do outro lado fica uma situação ruim, pois passa a imagem de que a pessoa não respeita seu local de trabalho.

8. Evite usar ferramentas da empresa como smartphone ou pendrive para armazenar conteúdo particular, fotos mais íntimas – o equipamento corporativo deve ser utilizado para assuntos de trabalho.
Dica: O uso da câmera do celular corporativo para tirar fotos que não tenham relação com trabalho tem gerado muitos problemas nas empresas, especialmente quando a imagem é mais íntima e ainda envolve terceiros.

9. Evite usar o notebook de trabalho para salvar conteúdos particulares, ou mesmo navegar na internet em sites não relacionados a trabalho – com a nova lei da Pedofilia, as empresas estão mais atentas e zelosas no tocante ao conteúdo que está em seus computadores e servidores.
Dica: É comum filhos ou familiares quererem fazer uso do notebook da empresa quando o profissional o leva para casa. Esse tipo de situação pode gerar vários riscos, inclusive de segurança da informação, bem como de exposição de vida íntima. Dependendo do caso, pode gerar demissão por justa causa.

*Patricia Peck Pinheiro é advogada especialista em direito digital, sócia fundadora da Patricia Peck Pinheiro Advogados e autora do livro “Direito Digital” e do áudio-livro “Tudo o que você deve ouvir sobre Direito Digital”, publicados pela Editora Saraiva.