O que é Gestão da Informação, de Documentos e de Conhecimento?

Você já deve ter ouvido estes três termos: Gestão da Informação, Gestão da Documentação e Gestão de Conhecimento. Mas eles são sinônimos? A resposta precisa é não. E por que vamos abordar a diferença entre eles? Porque a primeira e a terceira gestões citadas ganham mais importância com a era digital.

Começando por a mais popular e executada por quase todas as companhias, eficientemente ou não: a Gestão da Documentação. Em simples palavras, a ideia presente aqui é a avaliação do documento gerado e arquivá-lo, física ou digitalmente, de um modo correto. Tem importância destacada num contexto brasileiro devido às exigências normativas.

Excluindo-se os que são obrigatórios e dando um passinho à frente nessa ideia: num mundo tão dinâmico, quais são os documentos adicionais que devo elaborar? Qual a utilidade dele (serve apenas para um projeto em andamento ou terá serventia a posteriori)? A elaboração deve ser delegada especificamente a alguém ou deve ser compartilhada? Quanto tempo devo mantê-lo em meus arquivos?

Para dar maior eficiência administrativa e gerar inúmeros documentos que ninguém lerá, mas é “bom guardar tudo”, todas essas perguntas devem ser respondidas. Documentos podem ser uma importante fonte de informação (não a única!). Devemos destacar que “informação” apenas deve ser considerada como um dado tratado (ou um conjunto deles).

Dados transformados em informação podem ser encontrados em todas as atividades, das mais simples às mais complexas. Varia em abrangência, alcance e como é transmitida. Os dados estão em todos os lugares esperando serem recuperados e interpretados. A Gestão de Informação entra exatamente nesse momento.

Poderíamos mencionar que a gestão de informação possui as seguintes etapas: identificação das fontes; captura de dados, classificação de dados, processamento dos dados, transformando-os em informação, armazenamento da informação, distribuição e uso da informação, retroalimentação.

Com as ferramentas disponíveis no mercado, conseguimos constantemente capturar e processar mais dados. Entretanto, em qual informação devo prestar atenção? A Gestão de Informação estruturada possibilitará a você responder com maior exatidão, inclusive, com a retroalimentação de todo o processo, ajudará a identificar quais são os erros na captura.

Quanto isso vale? A informação é intangível por natureza, mas poderá ser a diferença entre a arrancada, a sobrevivência ou a falência de um negócio. Isso nos leva ao último tipo de gestão: “uma informação só se torna um conhecimento quanto o receptor realmente internaliza a mensagem transmitida”.

A informação poderá ser interpretada de diferentes maneiras, gerando conhecimentos distintos. E o conhecimento é o elemento mais complexo de tudo o que abordamos até aqui. Então, como conseguir gerenciar todo o conhecimento gerado por cada colaborador? Antes de tudo, é bom admitirmos: o compartilhamento de todo o conhecimento por uma pessoa é impossível.

A Gestão do Conhecimento tem alguns objetivos, como: incentivar o crescimento da organização, pois “conhecimento pode gerar mais conhecimento”; minimizar os impactos da centralização de importantes conhecimentos em um indivíduo; permitir que mais colaboradores possam aprender, de modo mais eficiente; fazer com que a memória organizacional seja mantida de modo regrado e sistematizado, permitindo que a organização continue a crescer.

Conhecimentos podem ser externalizados em documentos, treinamentos, até em conversas no café. A “externalização” desse conhecimento do colaborador deve ser incentivada constantemente! E isso deve ser parte da cultura organizacional, visto que colaboradores têm medo de serem “descartados” após ensinarem praticamente tudo o que aprenderam ao longo dos anos.

Portanto, como a gestão do conhecimento será implementada no todo deve ser uma estratégia global na companhia! Por fim, queremos destacar um pensamento de extrema importância atualmente: pensem em como farão essas gestões e não “qual ferramenta vou aplicar para isso”.

Você poderá implementar a melhor ferramenta em nuvem para armazenar os documentos, mas ninguém os ler; você poderá contratar o melhor software para capturar e processar os dados sobre os seus clientes, mas não saber como transformá-los em informações úteis; você poderá pagar os melhores cursos de especializações para seus colaboradores, mas esses não compartilharem com a organização. Dessa maneira, deixemos um pouco o nosso vício em tecnologia de informação de lado e pensemos no “como” fazer.

*Yuri da Cunha é especialista de comércio exterior na eCOMEX – NSI, responsável pela conexão com a 4Comex, Aceleradora de startups de comércio exterior. Graduado em Gestão de Comércio Internacional e Mestrado em Engenharia de Produção pela Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).