O que eu perco ao parametrizar regras fiscais manualmente nos ERPs?

Para além da elevada carga de tributos, o país conta com regras fiscais que, em muitos casos, são de difícil interpretação, bastante dinamismo nas mudanças que são perpetradas pela Receita Federal e pelas Secretarias da Fazenda, bem como, uma amplitude de taxas, contribuições, impostos e obrigações acessórias que tornam um tanto árduo o desafio do acompanhamento do cenário tributário brasileiro e do próprio enquadramento das empresas dentro das mudanças que lhes afetam do ponto de vista fiscal.

Apenas para se ter uma ideia, o país conta com quase 70 tributos e cerca de 97 obrigações acessórias segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT). Quando pensamos, por sua vez, na velocidade das mudanças tributárias no Brasil, basta pensarmos que em média 782 normas são editadas por dia em nosso país, segundo o IBPT, o que gera, por sua vez, um custo anual extremamente elevado para as empresas. Considerando o quadro, chegamos ao seguinte questionamento: como superar o desafio de acompanhar as transformações tributárias do país e ainda otimizar o processo de parametrização de uma operação fiscal?

A era da transformação digital e a urgência de se inovar

A realidade de muitas empresas, quando o assunto é parametrização de regras no ERP, é de forte incerteza sobre a eficiência e precisão do método aplicado, considerando o caótico cenário nacional, que pouco facilita o procedimento.

Portanto, é quase impossível ter a clareza de que os resultados serão satisfatórios e nenhum problema surgirá. Outro fator que pesa é a quantidade de tempo dedicado a um processo que não necessariamente precisa ser feito à mão.

Parando para analisar a transformação digital nas empresas, na prática, fica evidente o contraste entre o passado e o presente. Entre as principais características, podemos identificar que:

Ontem

– Especialistas monitoravam diversas legislações, além de interpretar as leis para entender a existência do impacto no negócio;

– O usuário ERP é o responsável por analisar pontos para alteração de parametrização, com a necessidade de testar inúmeras operações para validação prévia;

– A demanda do tempo era muito maior;

– Visão pontual no momento das alterações legais;

– Recursos e processos distintos para emitir e escriturar notas fiscais;

– Customizações e exceções para regimes especiais/ liminares;

– Equipe para manter cadastros e regras legais a cada modificação legal/ regras de cálculo.

Hoje

– Especialistas tributários alimentam a tecnologia a partir da legislação (amparo legal, artigo, inciso, regras);

– Tecnologia notifica assertivamente a partir de características concretas sobre produtos e negócios, permitindo que o responsável tenha uma visão do volume de alterações legais que ocorreram e que estão por vir, assim, poderá tomar ações preventivas, vislumbrando possíveis impactos nos negócios da companhia;

– Comunicação direta entre tecnologia e ERP, com regra atualizada e aplicável;

– Proporciona a criação com consulta de distintos cenários para prévia avaliação de cálculo/ tributação, com seu devido enquadramento legal e vigência;

– Comunicação via serviço e automatizada ao ERP com regras legais (via API);

– Visão detalhada diária com monitoramento (Validação das operações x regras e aplicação a partir de cenários da CIA x resultados esperados);

– Tecnologia realiza a determinação tributária/validação antes da emissão da NF-e, bem como das entradas para escrituração;

– Permite cadastrar regimes especiais e suas regras específicas com vigência legal;

– Oferece ciência e aceite para atualização do motor tributário conectado no ERP com base legal/ regras de cálculo.

Neste mesmo contexto, os líderes tributários devem entender que é seu papel direcionar suas equipes para atividades mais analíticas, ligadas aos objetivos estratégicos da companhia, aumentando assim o valor dos departamentos fiscais para uma organização e deixando a cargo da tecnologia a tarefa de acompanhar, de modo veloz e otimizado, as mudanças fiscais que impactam qualquer negócio no Brasil e a parametrização de tais regras em ERPs.

A parametrização de regras fiscais estacionou no passado

Criar regras fiscais, depender de tabelas e parametrizar regras em ERPs são ações do passado que, além de atrasar o processo de transformação digital das empresas, podem gerar impactos importantes como:

• Morosidade nas atualizações fiscais;

• Erros de parametrização e enquadramento;

• Falhas de interpretação das regras fiscais;

• Autuações;

• Perdas financeiras e relação mais conturbada com o Fisco.

Estar sujeito à uma variedade de problemas fiscais é flertar com o insucesso de uma empresa! A figura humana é sempre uma peça fundamental na organização empresarial, e justamente por isso, não seria aconselhável direcioná-la para tarefas mais frutíferas e estratégicas?

Com isso, chegamos à conclusão de que é possível aprimorar os departamentos tributários, sim. E que existe no mercado soluções capazes de evitar a dor de cabeça e facilitar o caminho percorrido neste contexto.

*Giuliano K. Gioia é especialista fiscal da Taxweb