O que fazer com documentos de papel em plena Era Digital?

A Era Digital é um termo frequentemente utilizado para designar os progressos tecnológicos. Com o avanço constante, a inovação se faz presente em nosso cotidiano, provendo serviços e soluções voltados à facilitação da rotina corporativa e pessoal. Hoje, existem empresas que mantêm a maioria de sua operação em formato on-linee digital, permitindo maior facilidade de acesso e velocidade para os colaboradores.

A digitalização documental, por exemplo, proporciona menor tempo de busca e maior segurança no armazenamento das informações. Além disso, também faz com que o espaço físico das companhias seja melhor aproveitado, tanto para a alocação de um colaborador quanto para qualquer outro tipo de uso.

No Brasil, entretanto, ainda não é possível que nenhuma companhia seja 100% digital por conta da burocracia e obrigatoriedade existente para alguns tipos de documentos que precisam ser guardados por grandes períodos de tempo em sua versão física. Assim, a armazenagem deve ser feita de maneira segura e eficiente, garantindo que todas as normas vigentes sejam cumpridas.

Entretanto, diversos processos não precisam da presença do documento físico. Assim, é fundamental que as companhias se adaptem ao novo modelo digital, que possibilita maior abrangência na resolução dos problemas e controle sobre suas prioridades. Para isso, o uso de ferramentas de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) podem auxiliar durante a digitalização documental. Com scanners capazes de identificar as palavras presentes nos arquivos, o processo de digitalização torna-se mais preciso e eficaz, criando versões de fácil acesso às companhias.

Apesar de vivermos na era tecnológica, a burocracia nacional não deixará o papel ser excluído de dentro das organizações. Por isso, é bem provável que o papel continue a dar suporte de segurança para os documentos que possuem valor de prova e estão sujeitos à fiscalização. Porém, todos os outros, que se referem a contratos internos e transações que não requerem a armazenagem por grandes períodos de tempo, podem ser submetidos a processos de digitalização, permitindo que as companhias sejam capazes de gerenciar suas informações de maneira mais rápida, prática e segura.

(*) Juliana Trindade Esteves é gerente de desenvolvimento da Access