Nos idos de 2006, o consultor
Ricardo Coelho olhou para o arquivo de papel que já ocupava 20% de toda a área
de cerca de 200
metros quadrados da LCR Consultores Associados e
visualizou um problema. Se o volume continuasse a crescer um metro cúbico por
mês, em breve, a empresa se dedicaria mais a controlar a armazenagem do que a
vender serviços contábeis.
Toda empresa gosta de crescer. Mas,
neste caso, a situação seria resultado de uma distorção prejudicial. O metro
quadrado no bairro do Brooklin, em São Paulo, onde fica a LCR, pode
chegar a custar R$ 3 mil. “Imaginar que precisaríamos de mais espaço por causa
do arquivo era doloroso”, relata Coelho.
Em uma conversa com um dos clientes,
o consultor encontrou a solução. A Acesso Digital pensava em oferecer o seu
gerenciamento eletrônico de documentos (GED) em um modelo de application service
provider (ASP). O SafeDoc já era usado por grande companhias, chegando a custar
R$ 4 milhões ao ano. Mas a meta era oferecê-lo em um mercado que pagaria no
máximo R$ 1 mil ao mês.
A LCR tinha a demanda, a Acesso
Digital tinha a solução. Bastava negociar um bom termo em cima desta
oportunidade. Em março de 2007, o acordo foi fechado: o aluguel da solução que
englobava o software de GED, hosting e scanner, ficaria em R$ 500 mensais.
Na implantação do SafeDoc, a
principal dificuldade foi criar a estrutura documental apropriada. O sistema
todo demorou cerca de 30 dias para ser adaptado e, para isto, apenas um
estagiário foi contratado no operacional. Um consultor da Acesso Digital e o
próprio Coelho completaram a equipe. “O trabalho é essencialmente de
parametrização, não de desenvolvimento”, argumenta o
consultor.
A etapa seguinte foi integrar o
SafeDoc aos sistemas das Prefeituras de São Paulo e Santana do Parnaíba
(40 km de
São Paulo, região Oeste), que já emitem vários documento digitalizados e são
muito acessados por contadores.
O tamanho do arquivo que preocupava
Ricardo Coelho praticamente não se alterou desde a implantação da solução. O
custo de aquisição, na forma de aluguel, é considerado por ele irrisório. A
economia geral de papel circulando ficou entre 30% e 40%. Mas a principal
vantagem foi dar fôlego para que todos se dediquem a tarefas mais lucrativas.
Desde a implementação do SafeDoc, o escritório ganhou 60 clientes. Para atender
ao novo grupo, a empresa não precisou investir em recursos humanos ou
crescimento físico.
