Office 365 ainda não traz valor para empresas, mostra estudo

Apesar de os assinantes corporativos do Office 365 normalmente usarem um grande número de componentes do pacote, apenas dois deles – e-mail e aplicações Office – fornecem um valor significativo para as empresas, segundo uma nova pesquisa da Gartner.

A desconexão entre uso e valor é mostrada pelo estudo da consultoria, que no meio de 2017 conversou com mais de 160 profissionais de TI para coletar opiniões sobre o uso do Office 365 nas empresas.

“Há uma base de valor em mudar para a nuvem, especialmente se o custo para gerenciar as coisas (no local) era alto”, explica o VP de pesquisas da Gartner e autor do relatório usado na pesquisa, Craig Roth. “Mas o valor real aparece quando você começa a mudar os seus processos de trabalho para aproveitar (o Office 365) em toda a sua extensão.”

Em seu relatório, intitulado How to Work With (or Compete Against) Microsoft Office 365, Roth aponta que as empresas estavam usando muito mais do que apenas os aplicativos Office ProPlus – como Word, Excel, PowerPoint e outros do tipo – e a combinação Exchange Online-Outlook.

Segundo os resultados da pesquisa, 6 dos 18 elementos identificados do Office 365 eram usados por mais de metade das empresas entrevistadas, enquanto que outros três eram usados por mais de 45% das companhias representadas.

Os dois principais componentes, com 88% e 82%, respectivamente, eram o Office ProPlus (as aplicações armazenadas localmente) e o Exchange Online-Outlook. Em seguida, aparecem três componentes, OneDrive for Business, SharePoint e OneNote – com números de uso na casa dos 70%, enquanto que o Skype for Business Online registrou 68%.

A partir daí, a queda é significativa: Microsoft Teams (49%), Power BI (47%) e Yammer (46%). Então o uso despenca de novo, caindo do Yammer para apps como Project Online (30%) e Delve (30%), antes de cair no território de uso infrequente.

Os números mostram que a Microsoft conseguiu convencer de forma ampla os clientes a usarem mais do produto do que apenas o e-mail e os aplicativos Office, destaca Roth. “Penso que a Microsoft mudou o foco um pouco. Há alguns anos, o foco era em adicionar tecnologias. Recentemente, tem sido muito mais sobre adoção e tentar fazer o pacote ser usado com mais frequência.”

No entanto, o uso, em qualquer forma, não é equivalente a valor. Esse foi um dos principais pontos da pesquisa, que, ao contrário de edições anteriores, pediu aos entrevistados para dividirem os pontos entre os diferentes pedaços do Office 365. “Para determinar quais componentes eram mais valorizados, usamos uma questão de distribuição de pontos que forçava que exatamente 100 pontos fossem espalhados pelos componentes com base em seus valores para a organização”, aponta o relatório de Roth.

O resultado: uma queda e tanto após os dois primeiros colocados, Exchange-Outlook e Office ProPlus.

O serviço de e-mail ficou no topo do ranking, com uma média de 33 pontos (do total de 100), enquanto que o Office aparece logo atrás com 29 pontos. Depois disso, os resultados perdem bastante força. O SharePoint, por exemplo, que registrou 74% na pesquisa de uso, recebeu apenas 14 pontos na avaliação de valor. A disparidade entre uso e valor para o OneDrive for Business foi ainda maior: 79% em uso e 12 pontos em valor.

Claramente, nem todas as partes do Office 365 são iguais.

“O OneDrive for Business em especial se destaca como um produto usado frequentemente, mas não tão bem-avaliado”, analisa Roth no documento, lembrando que a alta taxa de uso pode ter origem no fato do app ser configurado como a opção padrão de armazenamento no Office. “Mas isso não garante engajamento completo com o produto em outros contextos.”

O Teams, continua Roth, é um serviço que vale ficar de olho porque alcançou uma boa pontuação – 49% de uso – mesmo estando disponível há apenas oito meses quando a pesquisa foi realizada. No entanto, o valor dado ao Teams – apenas 4 pontos – ficou quase no fundo da lista. Isso deve mudar, à medida que a Microsoft executar seu plano de transformar o Skype for Business (com um valor de 12 pontos na pesquisa) no Teams. “Esse ano será um teste para saber se os usuários vão descobrir valor no Teams.”

Sem surpresas

O domínio do e-mail e dos apps Office em termos de valor para as empresas não surpreendeu Roth. Muitas companhias simplesmente não estão prontas para retirar valor dos outros componentes do Office 365, que são orientados para “trabalhar de uma maneira colaborativa, mobile e analítica”, aponta Roth. Ou se estão prontas e dispostas a trabalhar de tal maneira, podem não estar capacitadas. “É frequentemente doloroso”, afirmou sobre o esforço para transformar o modo de fazer as coisas. “Mesmo que você encontre pessoas que gostariam de trabalhar dessa maneira, em equipes, a empresa pode não estar pronta como um todo (para isso).”

As empresas percebem que não estão obtendo tudo o que podem com o Office 365, mesmo que não saibam quantificar o quanto estão perdendo. Julgar valor é algo notavelmente difícil, segundo Roth. “Até certo ponto, eles nunca souberam o quanto de valor elas obtinham com essas ferramentas em primeiro lugar”, destaca o especialista, em referência aos apps que existiam antes do Office 365.

“As companhias sabem que muitas pessoas estão usando”, diz Roth sobre o Office 365. “Elas podem ver que todo mundo está tocando uma parte dele (do Office) várias vezes por semanas, mesmo que não estejam usando-o de forma voluntária.”

Mesmo assim, ele mantém, o uso não se transformará em valor rapidamente para os outros componentes – além dos dois principais. “As companhias precisam encontrar uma nova maneira de trabalhar. Elas precisam trabalhar mais em equipes, não armazenar documentos em HDs locais, e trabalhar a partir de qualquer lugar. É aí que você começa a ver o valor do Office 365.”

A Microsoft pode estar liderando os consumidores em direção a um futuro mais colaborativo, orientado para equipes e trabalho na nuvem, mas muito do Office 365 acaba deixado na mesa, em termos de valor, quando uma empresa recusa se alinhar com a visão da gigante de Redmond.

“É por isso que a Microsoft está trabalhando para empurrar os usuários para o seu futuro. “A Microsoft está fazendo um esforço muito pesado, tentando se certificar que as pessoas estão usando mais e mais componentes do Office 365, e usando-os com mais frequência”, aponta Roth.