Oito dicas de como estruturar um feedback construtivo

O feedback tem o poder de reduzir conflitos no ambiente de trabalho, aumentar o desempenho individual e das equipes, causar uma mudança significativa no comportamento dos profissionais, além de ser uma maneira eficaz de dar direcionamentos, apontar as melhorias, engajar e manter o foco do time.

Com tantos benefícios, é difícil imaginar o motivo de ainda vermos poucas empresas utilizando o feedback construtivo como ferramenta de gestão de pessoas. Fazer o feedback de maneira estruturada, buscando extrair o melhor da conversa e fornecendo para cada profissional informações valiosas sobre o seu desempenho, é uma tarefa que exige metodologia. Portanto, separei oito dicas de como preparar um feedback construtivo.

#1 Aja pontualmente diante da situação: assim que algo acontecer a ponto de impactar o desempenho do trabalho, o rendimento da equipe, ou o desenvolvimento do projeto, dê o feedback para os profissionais envolvidos na situação para que o problema seja corrigido pontualmente. Na maioria dos casos, o profissional não sabe que está errando, portanto, o quanto antes você alertá-lo sobre como corrigir determinada situação, menores serão os danos.

#2 Sensibilidade e ética: ao dar um feedback, por mais grave que tenha sido o erro, lembre-se que quem está do outro lado é uma pessoa, que sente, sofre e que tem expectativas e frustrações sobre si mesma. Seja sensível para apontar as melhorias comportamentais, ou mesmo para indicar as falhas operacionais. Seja ético em relação a não expor o profissional. O feedback tem que ser uma ferramenta de aprimoramento e não um ambiente de bronca e puxões de orelha.

#3 Utilize a comunicação não violenta: a CNV é uma abordagem para solução de problemas e resolução de conflitos. Utilizando esse método, a liderança consegue apontar o que deu errado e por que deu errado, apenas observando o problema e sem julgar as pessoas envolvidas. Ao distinguir sentimentos de opiniões, é possível chegar a um consenso sobre o que deveria ter sido feito e, portanto, o que a liderança esperava do profissional e qual era a necessidade real em relação ao que deu errado. Por fim, a abordagem sugere que seja feito um pedido claro, para que ambos saiam da conversa com um plano de ação. Estudar a CNV é uma excelente forma de construir diálogos construtivos e estruturar feedbacks.

#4 Não foque na pessoa: nós, seres humano, tendemos a nos defender quando somos atacados. É uma reação natural que não controlamos. Sendo assim, uma das principais dicas é não focar na pessoa e sim na situação. Mostre que qualquer membro da equipe que cometesse esse deslize teria que corrigir a rota. Dessa forma, você não torna o feedback algo pessoal e ele passa a ser construtivo e em prol da melhoria.

#5 Comece pela positivo: Ao iniciar a conversa, reconheça o que o profissional tem de bom. Mostre que ele é valioso para o time e só depois aponte a correção de rota. Assim, você mantém o profissional engajado, além de torná-lo mais receptivo a ouvir o feedback de melhoria.

#6 Feedback é uma conversa: deixe espaço para que o profissional diga o que ele sente e pensa. Esse é um momento importante para criar vínculos de confiança. Esteja disposto a ouvir a outra pessoa. É possível que ele também tenha um feedback para você e não descarte a oportunidade de criar esse elo com sua equipe.

#7 Traga informação e dados: dar um feedback embasado é a melhor maneira de fazer o profissional entender onde ele está errando. Quando o feedback está baseado em melhorar o comportamento profissional é mais difícil, mas mesmo assim é possível indicar como aquele comportamento afeta o resultado final do trabalho, gerando maior gasto de tempo, mais desperdício de recursos, entre outros fatores tangíveis do negócio. Quando o feedback é muito subjetivo, nem o profissional nem a liderança conseguem chegar a um consenso sobre o plano de ação para corrigir a rota.

#8 Planos e metas: finalize a conversa sempre no positivo, planejando juntos os próximos passos, as próximas ações e como as melhorias discutidas podem começar a impactar no resultado do negócio. Quando se tem clareza sobre onde se deseja chegar, é muito mais fácil executar as ações. Nesse sentido, é papel da liderança apontar a direção e manter os profissionais engajados.

Lembre-se,  quando algo está dando errado a responsabilidade é compartilhada e nunca individual. Enquanto líder, seu papel é gerenciar as pessoas e dar direcionamentos à equipe. Comece a corrigir a origem do problema em suas próprias atitudes e não desestimule ou faça as pessoas temerem o erro, pois eles muitas vezes, nos ensinam até mais do que os acertos.

*Dalton Morishita é headhunter na Trend Recruitment. Graduado em administração de empresas com especialização em Business pela Australian Professional Skills Institute.