Os benefícios da padronização

Reduzir custos é palavra de ordem nas áreas de informática da maioria das empresas. E a padronização pode ser um dos caminhos para se atingir esse objetivo.

Esta idéia, ao mesmo tempo em que gera alívio para alguns – os que pensam: “agora sim vamos economizar!” –, pode significar temor para outros – “vamos ser engessados!”. Mas, se bem administrada, a padronização pode ir além da redução de custos, refletindo também em ganhos com produtividade e qualidade de produtos e serviços, segurança de todo ambiente computacional, além do aumento do nível de satisfação dos usuários.

As companhias aéreas, por exemplo, ao reduzirem o número de modelos de aeronaves que utilizam, ganham não apenas na negociação da ampliação da frota, mas também com a padronização do treinamento de pessoal, nos aspectos relacionados a manutenção e excelência dos serviços.

No mundo da tecnologia da informação, a padronização contribui para a redução de custos em todas as principais atividades da área: na infra-estrutura, já que os equipamentos têm rápida obsolescência; nos sistemas, e nas versões dos mesmos, pois reduz o número de interfaces e tamanho da equipe, e nas áreas de operação, atendimento, treinamento e suporte, via a padronização de processos.

Um ambiente de informática enxuto, homogêneo e simples, baseado em poucas tecnologias e parceiros, é o ingrediente básico para se alcançar a esperada padronização. Cabe destacar que a padronização é também uma maneira simples e eficiente de melhorar os controles, as auditorias e o estabelecimento de indicadores para os ‘clientes’ da informática.

Na realidade, a padronização contribui em toda a cadeia de atividades da TI. Consideremos como exemplo o complicado e doloroso processo de instalação e substituição de PCs em empresas com elevada quantidade de equipamentos. Se existem poucos fabricantes/modelos/configurações homologados e um critério definido de troca, torna-se possível simplificar os contatos com os fornecedores e estabelecer uma logística que permita aperfeiçoar processos. A vida com certeza será mais fácil também para as áreas de compras, finanças e jurídica, normalmente envolvidas nesse processo.

Mas como “não existe almoço grátis”, não é possível implantar um ambiente de TI padronizado sem o forte apoio, engajamento e determinação da diretoria da empresa. Outro detalhe muito importante, no caso de empresas multinacionais, é considerar que os parceiros globais devem garantir condições de replicar em todas as regiões as mesmas soluções e serviços. Nesse caso, é muito importante a participação das regiões na definição dos padrões.

Os resultados de um ambiente padronizado podem ser facilmente medidos por meio de vários indicadores (orçamento, número de chamados ao helpdesk, custos com pessoal, gastos com manutenção e treinamento, etc.).

Em resumo, o ‘pulo do gato’ é tornar as coisas simples na área de informática, contrapondo as complexidades técnicas dela mesma. Pense nisso, vá em frente e a vida tenderá a ser mais fácil.

*José Luiz Barboza é diretor de Tecnologia da Informação da Robert Bosch América Latina