Como conduzir a implementação do modelo de SaaS

Desde que assumiu o comando de TI da Matson Navigation – empresa norte-americana de transporte marítimo de cargas, avaliada em 1,5 bilhão de dólares –, o CIO da companhia, Peter Weis, tem feito uma verdadeira revolução na TI. Um dos pontos-chave do processo foi migrar boa parte dos aplicativos da companhia para fornecedores externos, no modelo de SaaS (software como serviço).

Por trás da decisão de adotar o SaaS está uma estratégia da companhia para reduzir os custos e os riscos gerados com a manutenção e a atualização do aplicativos. Mas, antes de embarcar no modelo, um dos cuidados do CIO foi analisar quais as soluções fariam sentido para a empresa.

“Vemos, hoje em dia, muitas companhias que se atiram em direção ao SaaS ou em projetos de cloud computing (computação em nuvem) sem qualquer estratégia”, afirma o diretor de pesquisas da consultoria de negócios Sand Hill, Kamesh Pemmaraju. “Há uma infinidade de iniciativas em diversos departamentos, todos querendo retorno rápido. Mas todas as tentativas são muito restritas”, acrescenta.

Segue uma relação de cinco dicas para realizar uma migração bem-sucedida para o modelo de software como serviço e que traga benefícios concretos para a organização.

1. Entenda os motivos de adotar o SaaS

A agilidade nos processos comerciais supera a questão de economia como o principal motivador dos projetos de software como serviço, de acordo com um estudo realizado com 500 líderes de TI, pela Sand Hill, em março deste ano. Quase a metade dos entrevistados (49%) afirmou que a rapidez é o aspecto mais interessante do SaaS, ao passo que 46% disseram que o modelo se destaca pela possibilidade de cortar custos. Em terceiro lugar vem a preocupação em reduzir a carga de trabalho da atual equipe de TI.

Ao mesmo tempo, apesar dos CIOs estarem muito interessados em SaaS, a disseminação do modelo não tem acontecido por diretrizes do departamento de TI – mas por iniciativas do resto da organização.

“As pessoas têm a mania de pensar no SaaS como se fosse uma opção tecnológica, o que não é verdade”, diz Pemmaraju, da Sand Hill. Ele relata que o modelo deve estar alinhado à estratégia corporativa.

2. Avaliar a arquitetura e a equipe

Antes de Weis, da Sand Hill, escolher qual fornecedor de SaaS seria o escolhido, ele fez um inventário de todo o contingente de hardware e de aplicativos da companhia para definir a melhor arquitetura.

“Nossa intenção era dispor dos mesmos aplicativos que usamos localmente, baseados em uma arquitetura distribuída e com servidores de aplicativos J2E, mas na nuvem”, relata. Para se preparar para esse modelo, o CIO conta que foi necessário reestruturar a equipe interna de TI. “Contratamos profissionais com as novas habilidades que precisaríamos, compondo um grupo de verificação de qualidade, uma unidade de testes e um time para a arquitetura”, detalha.

Um planejamento desse tipo é benéfico às empresas em longo prazo. Mas os próprios fornecedores têm facilitado o trabalho das equipes de TI usuárias, ao aprimorar constantemente as maneiras de integrar o SaaS aos aplicativos internos, por meio de APIs (interfaces de programação dos aplicativos).

3. Realize um inventário e enxugue o número de aplicativos

Há um número bem pequeno de empresas com um grande parque instalado de TI que conseguem ter um controle total sobre o número de aplicativos que rodam na rede. E isso leva a uma série de histórias de terror do setor. O CIO da Matson conta que quando ele entrou na companhia, uma das três unidades de negócio tinha 26 sistemas de gestão empresarial (ERP), como resultado de diversas fusões e aquisições realizadas pela companhia.

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“Manter aplicativos redundantes gera custo em todos os níveis da TI. De armazenamento, passando por licenças, por capacitação e por suporte”, ressalta Pemmaraju. E esse problema é muito comum, mas difícil de eliminar, segundo ele.

O especialista estima que 25% de todo o contingente de aplicativos corporativos têm alguma missão crítica ou fundamental para a organização. As demais soluções podem ser facilmente eliminadas ou substituídas.

Weis levou isso em conta na hora de definir a migração para o modelo de SaaS. Após analisar o contingente de aplicativos da organização, ele decidiu que as soluções de back office, gestão de pessoas, vendas e contabilidade poderiam ser facilmente migradas para as mãos dos fornecedores externos.

O executivo, no entanto, optou por manter no data center da companhia os aplicativos específicos, como as soluções para gestão de transporte marítimo, por falta de provedores especializados.

4. Verifique a saúde financeira do provedor

No modelo de SaaS é crítico saber detalhes sobre a saúde financeira do fornecedor. Isso inclui não só olhar os resultados de negócio, mas também entender se ele mantém o data center em condições ideais de segurança e de redundância.

Pemmaraju vai além e informa que as empresas tendem a demandar provedores que tenham ferramentas apropriadas, como gerenciar, a partir de um console único, os aplicativos baseados em SaaS. O mesmo se aplica à gestão de identidades dos usuários. Ter de operar diferentes plataformas para realizar tarefas administrativas e para criar ou modificar dados de usuários deixa o fornecedor em uma situação complicada.

“Se um funcionário deixa o provedor, por exemplo, imagine o número de operações que seriam necessárias para assegurar que ele não tenha mais acesso aos sistemas”, relata o especialista da Sand Hill.

5. Analise os benefícios reais

Instalar um software na rede corporativa tende a parecer caro, por conta dos investimentos que precisam ser realizados antes, durante e depois da implementação. Assim, as empresas esperam que ele funcione o maior tempo possível, para amortizar os investimentos. Isso significa também evitar atualizações a qualquer custo.

No caso dos aplicativos SaaS essa relação parece inversa. Eles têm um custo consideravelmente inferior, se comparado ao investimento em licenças. Eles também não exigem que a TI instale, configure e teste a solução, como acontece com softwares tradicionais.

“Mas, sem uma estratégia coerente e um conjunto de critérios que descrevam o que se quer, é impossível predizer se o SaaS será ou não uma fonte de economia”, alerta Pemmaraju.

O SaaS só vale a pena quando os aplicativos na nuvem se comunicam de forma eficiente com os sistemas corporativos, relata o especialista. Caso contrário, a TI terá de investir em ferramentas para gestão dessas soluções.

Outra questão que deve ser contabilizada para verificar os benefícios do modelo de software como serviço é o quanto de eficiência e de controle a solução trará. No caso de Weis, ele relata que, graças ao SaaS, consegue saber qual contêiner está em qual cargueiro e em quanto tempo ele estará no porto, o que não acontecia antes da migração.