Especialista lista algumas vantagens da terceirização de serviços voltados à gestão do parque de impressões
Existem algumas soluções que as pequenas e médias empresas (PMEs) deixam de investir por imaginarem que são voltadas apenas para as grandes corporações. O outsourcing de impressão certamente é uma delas. Essa visão inibe empresários que desejam buscar mais informações sobre o serviço e desejam melhorar a gestão de seu parque de impressões.
O fato é que não há um segmento ou categoria de empresas que podem implementar esse conceito. Ele é voltado para qualquer companhia que deseja otimizar e aumentar a eficiência em seu dia a dia – o que explica porque o mercado de outsourcing de impressão deve chegar a US$ 95 bilhões até 2024. Confira cinco motivos que explicam porque as PMEs devem investir neste tema:
1 – Redução das despesas e economia com equipamentos e suprimentos
Para uma pequena e média empresa, não há benefício melhor do que reduzir as despesas, principalmente em um país que ainda se recupera de crise econômica. A implementação do outsourcing de impressão reduz os desperdícios por exercer um controle maior dentro da empresa. Os colaboradores mudam seu comportamento e deixam de imprimir documentos pessoais e, além disso, há uma diminuição das reimpressões de um mesmo arquivo por falta de qualidade ou de comunicação entre os departamentos.
2 – Aumento da eficiência dos colaboradores na empresa
Convenhamos, os profissionais de uma PME possuem outras tarefas e não têm tempo hábil para administrar as impressões da organização – o que, por si só, explicaria a necessidade de terceirização. Mas o outsourcing entrega mais do que delegar a gestão. A solução consegue otimizar e melhorar o desempenho de todos os colaboradores por identificar gargalos que podem ser aprimorados, como a troca e diminuição de equipamentos, e até a inclusão de novos recursos que facilitam os processos internos, como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
3 – Identificação de todas as demandas de impressão de documentos
Você consegue dizer quantos documentos são impressos em sua empresa? Mesmo uma companhia pequena tem dificuldade para responder essa simples questão. Por não ter familiaridade com o assunto, muitos empreendedores deixam a gestão do parque de impressão de lado – e nem desconfiam dos gastos que isso acarreta no fim do mês. Com o auxílio de uma organização especializada em impressões, é possível gerenciar com mais rigor essa quantidade, reduzindo arquivos duplicados e impressões totalmente desnecessárias.
4 – Acesso a suprimentos originais do fabricante
Os gastos com manutenção e tintas para as impressoras são algumas das principais despesas das empresas – o que leva muitos empreendedores a buscarem suprimentos paralelos no mercado. A medida, porém, é prejudicial a longo prazo, pois danifica o equipamento e encurta sua vida útil. Um bom serviço de outsourcing de impressão inclui em seu contrato a disponibilidade de insumos originais do fabricante sem qualquer custo adicional.
5 – Processos mais sustentáveis e de acordo com leis ambientais
Por fim, contratar um serviço de outsourcing de impressão é garantir que os processos e a rotina da PME sejam sustentáveis e estejam adequados à legislação ambiental. O gerenciamento de documentos impressos reduz, a longo prazo, a quantidade de folhas desperdiçadas e, com a ajuda de outros recursos, cria fluxos de trabalho personalizados, facilitando a rotina, poupando tempo e agilizando o dia a dia de todos os colaboradores.
*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office.
