Outsourcing: oito erros legais que podem arruinar um acordo

Na hora de firmar um acordo para terceirização dos ativos de TI, os investimentos para a contratação de um advogado especializado nesse tipo de negociação valem cada centavo. Isso porque alguns erros legais cometidos na definição dos termos contratuais podem implicar em custos desnecessários durante toda a vida útil do documento.

Para não cair nessas armadilhas, advogados experientes e especializados em contratos de outsourcing explicam quais os erros mais comuns nesses casos e como os clientes podem evitá-los.

Contrate o especialista adequado: nem todos advogados voltados aos contratos de outsourcing oferecem os mesmos serviços. O sócio da consultoria Morgan Lewis and Brockius, Edward J. Hansen, por exemplo, tende a ajudar os clientes a manter o foco nos pontos estratégicos e importantes durante a negociação com fornecedores – tarefa necessária a profissionais pouco experientes no assunto.

Ele admite que talvez seus serviços não fossem úteis no caso de clientes que já passaram por muitos processos de contratação de prestadores de serviços terceirizados, bem como em casos muito específicos, para os quais é necessário o conhecimento técnico do tema em questão.

“Existe a percepção no mercado de que um advogado pode cuidar de qualquer questão legal, o que não é correto”, diz ele, que complementa: “Contratar um profissional que não conheça profundamente o assunto pode ser um erro muito caro.”

Não perca o timing: é claro que a contratação de um advogado implica em custos, mas não contar com o apoio de um especialista ou esperar muito para buscar a ajuda desses profissionais pode custar ainda mais.

“Postergar a consulta a um advogado tende a parecer econômico, mas não é”, afirma o advogado da Baker & McKenzie, George Kimball. Ele aconselha que os clientes busquem uma consultoria legal antes de tomar qualquer decisão estratégica difícil de ser revertida.

O profissional ainda avisa que os clientes devem ser sincero com seu advogado. “Nós sempre mantemos segredos, mas para realizar um trabalho de qualidade precisamos saber de todos os detalhes da transação, como objetivos, motivos, fraquezas, qualidades, entre outros”, afirma Kimball, que conclui: “Quando o cliente achar que conselheiro legal não está trazendo resultados ao negócio, é provável que tenha contratado o advogado errado.”

Lute pelo que vale a pena: saiba que não vale a pena gastar tempo e esforços com tudo. Por exemplo, alguns clientes perdem o rumo da negociação no momento de definir os termos de como o fornecedor assumirá financeiramente possíveis erros e falhas. Enquanto muitos contratantes insistem em brigar para elevar as “recompensas” no caso de problemas, desgastam a relação com o prestador de serviços antes mesmo de o acordo entrar em vigor e perdem um tempo que seria precioso para analisar outros aspectos da transação.

Além disso, de acordo com a fundadora do escritório de advocacia Wolf LPA, Jennifer Wolfe, existe um padrão de fornecedores pagarem de uma a três vezes o valor anual do acordo no caso de cometerem alguma “atrocidade” na empresa do cliente. “E se aumentarem essa quantia, certamente cobrarão mais por outros serviços para compensar”, diz ela.

A advogada destaca que em vez de gastar tempo com discussões desnecessárias, os envolvidos na negociação deveriam definir métricas para avaliar o desempenho do serviço prestado ou estabelecer ações de contingência que se adequem à organização contratante e que devem ser tomadas no caso de incidentes como a queda de sistemas, falta de energia, entre outros.

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Simplifique: empresas contratam advogados para ajudar em algumas questões mas não podem esperar que eles resolvam todo e qualquer problema relacionado ao contrato de outsourcing. “Quando as coisas dão errado é melhor ter processos bem definidos do que informações extremamente detalhadas”, diz Kimball.

Nessas ocasiões, quando um advogado é chamado para “apagar um incêndio” no relacionamento entre cliente e fornecedor, consegue realizar seu trabalho com mais eficiência se encontrar documentos claros e breves. “Por isso, é preciso elaborar contratos simples, que podem ser usados como mapa para resolver qualquer questão relacionada à prestação de serviços”, afirma ele.

Não entre sozinho em negociações turbulentas: negociações de contratos com muitos fornecedores envolvidos podem ser um pesadelo e, nesse processo, ninguém sai mais lesado do que o cliente. Por isso, é importante que um advogado especializado participe das reuniões (ou mesmo substitua o contratante nelas) para evitar que os participantes não percam o foco da discussão e tornem a discussão emocional demais.

“Ideias controversas somadas à elevação do tom de voz formam uma combinação na qual uma briga é a consequencia mais provável”, afirma Kimball, que continua: “E quando isso acontece, ninguém mais consegue lembras de que esse relacionamento só terá sucesso se for bom para todas as partes.”

Mantenha o foco: estabelecer contratos de terceirização já é difícil quando toda a empresa está de acordo com a iniciativa, porém quando não há um consenso interno a favor do acordo, toda a negociação com o fornecedor é prejudicada.

Nessas ocasiões, Jennifer aconselha que o líder do projeto de outsourcing na companhia conte com a ajuda de um advogado para criar uma estratégia que explique como o contrato com o prestador de serviço está evoluindo e como a empresa está sendo beneficiada por isso.

Comunique-se bem: para Kimball, a maioria dos erros cometidos por profissionais durante a contratação de terceiros não está ligada a questões legais, e sim à gestão de como esse contrato é feito. “Quando estou em negociações, preciso ter a certeza de que todas as questões relacionadas às responsabilidades dos fornecedores e dos clientes em relação à segurança dos dados, por exemplo, foram esclarecidas”, diz ele.

O advogado comenta que essa comunicação clara no momento de elaborar de fato um contrato faz muita diferença no que diz respeito a questões regulatórias e de gestão de riscos.

Seja rápido, mas não tenha pressa: essa frase, famosa por ser o lema do técnico do time de basquete da Universidade de Los Angeles, nos Estados Unidos, reflete bem o ritmo como devem ser conduzidas as negociações com fornecedores. “Hoje, mais do que nunca, as pessoas querem acelerar as discussões para chegar aos resultados do contrato o mais rápido possível”, diz Kimball.

No entanto, ele destaca que ao se pode ignorar algumas etapas do processo, como: avaliação dos pré-requisitos para implementar a solução em questão, análise da empresa fornecedora, checagem de referências com outros clientes, documentação de toda decisão tomada com o prestador de serviço, envio de contrato para ser avaliado por mais advogados, entre outras.