Grupo passou a gerenciar em tempo real todas as áreas das suas empresas de forma separada
O crescimento registrado pelo Grupo Softbox, composto por diversas empresas que atuam nas mais diversas áreas de consultoria e desenvolvimento de soluções de TI, trouxe a necessidade de controlar separadamente a receita e as despesas de cada uma das empresas. Para solucionar a questão, o Grupo optou por investir no sistema de gestão integrado da fornecedora Sankhya.
“Antes da Sankhya, contávamos apenas com um software de contas a pagar e a receber e não tínhamos a contabilização e a parte fiscal juntas, o que poderia travar a evolução do Grupo, já que todas as informações eram geradas em planilhas sujeitas a erros manuais e nada podia ser acompanhado em tempo real”, afirma Fabiana Pessoa, líder de projetos pleno, do Grupo Softbox, que hoje possui mais de 200 funcionários.
Fabiana comenta os motivos que a levaram a escolher a Sankhya como parceira de gestão. “Tivemos a indicação de vários clientes que atuam no mesmo segmento que nós. A possibilidade de todas as empresas do Grupo utilizarem e compartilharem o sistema, além da facilidade de interação com os usuários, a ótima relação custo x benefício, e possibilidade de integração com outros sistemas foram decisivos na hora de batermos o martelo”.
Hoje, o ERP contempla as áreas de compras, vendas, gestão, finanças, pagamentos, recebimento, gestão de contratos, contabilidade e de livros fiscais. “O processo de implantação aconteceu como planejado, e com muitas possibilidades de evolução das planilhas utilizadas para gerir o negócio”. Ela comenta que a Universidade Sankhya, que disponibiliza diversos cursos sobre como utilizar os sistema e também sobre como aplicar os conceitos da administração foi fundamental para o treinamento do implantador e da equipe.
A preocupação da Sankhya em acompanhar a evolução do negócio do seu cliente, sempre checando como está a aplicação desses conceitos foi um ponto elogiado pela executiva. “Enxergo isso como uma vantagem, principalmente para as empresas que não possuem o costume de utilizar um ERP para a gestão financeira e contábil”.
Antes de iniciar a implantação, a Sankhya aplicou na Softbox o índice Maha Gestão, que mensura o grau de maturidade da gestão de cada área de uma empresa. “O Maha nos ajudou principalmente a identificar os pontos que não eram controlados e a traçar estratégias para gerir melhor o contas a pagar e a receber, de forma automática”.
A área financeira como um todo foi a mais impactada, segundo a executiva. “Agora temos dados atualizados em tempo real sobre as contas a pagar e a receber, de forma separada por cada empresa, mas, o melhor exemplo do impacto positivo do novo sistema é na parte dos contratos. Passamos a ter um controle claro de expectativas de recebimentos dos recorrentes”. Ela também cita os benefícios alcançados na área de despesas. “Foram criados vários dashboards com informações sobre fluxo de caixa de acordo com previsões de receitas e despesas recorrentes”.
Fabiana comenta os planos futuros com a Sankhya. “Nossa parceria com a Sankhya promete evoluir principalmente no que diz respeito à troca de experiências, por sermos empresas do mesmo ramo de atividade. E, quando estivermos mais maduros nos processos atuais vamos adquirir mais módulos da solução”, conclui.
