Pharmascience aprimora gestão de documentos

A Pharmascience aumentou o controle de seus documentos com tecnologia da SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa. A ferramenta auxilia a companhia na manutenção da certificação RDC-17 da Anvisa.

A farmacêutica, com sede em Betim (MG), atua no ramo de medicamentos, suplementos e cosméticos em todo Brasil. De acordo com o gerente de Tecnologia, Gárgio Riveres, a companhia enfrentava problemas com a falta de rastreabilidade e vencimento dos documentos.

“Tínhamos rotinas pouco eficientes, sem controle de distribuição e revisão de documentos, além de gestão de cópias, causando duplicidades e mau uso de recursos. Muitas vezes esta consulta era física, o que dificultava o gerenciamento de diversos procedimentos, inclusive de treinamentos”, relata Riveres.

A solução encontrada pela companhia foi a implementação dos módulos SE Document e SE Training, do SoftExpert Excellence Suite (SE Suite), uma plataforma corporativa para a automação e aprimoramento de processos, conformidade regulamentar e excelência na gestão.

O SE Document é uma ferramenta para a gestão eletrônica de documentos que faz todo o gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo, desde a criação até o seu arquivamento ou descarte. Já o SE Training atua na gestão de treinamentos e capacitações, do planejamento a avaliação de eficácia. A implantação do sistema foi realizada pela TNX Brasil, parceiro da SoftExpert, no estado de Minas Gerais.

Segundo o gerente de Tecnologia da Pharmascience, a ferramenta da SoftExpert melhorou a qualidade da rastreabilidade de seus processos, aumentando a produtividade da companhia e economizando tempo e recursos.

“Trabalho na empresa há 12 anos e os documentos eram controlados em planilhas paralelas e descentralizadas. Com a implantação do SE Suite, obtivemos resultados relevantes como a agilidade nos processos, identificação de documentos rastreável e sem duplicidade, aumento da segurança do fluxo de revisão, controle cópias impressas, que passaram a ser tarjadas como cópias controladas, tudo centralizado em um único sistema”, afirma Riveres.

Ainda segundo Riveres, a implantação do SE Training melhorou a gestão de treinamentos da companhia, aumentando a facilidade em controlar os vínculos entre documentos, colaboradores e respectivos treinamentos.

Para o futuro a empresa pretende implantar o módulo SE Portfólio, para melhorar o fluxo de novas demandas e controle de incidentes.