Com a ferramenta, o setor de qualidade da empresa gaúcha consegue rapidamente verificar o status das ações através de relatórios
A Randon Consórcios, empresa gaúcha e de atuação nacional, integrante do Grupo Randon e que chegou a um faturamento de R$ 108 milhões em 2015, aumentou a eficiência dos processos e o controle das operações com o SE Suite 2.0 da SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento de processos de negócio. Contando com cerca de 120 funcionários, a companhia melhorou as práticas organizacionais com a ferramenta, agilizando a comunicação, o gerenciamento das informações, atendendo os requisitos da certificação ISO 9001.
De 2015 para cá, a Randon Consórcios utiliza a versão 2.0 do SE Suite. Gabriela Ricardo dos Reis, do setor de Qualidade da companhia, relata que as facilidades do controle e gerenciamento das tarefas a serem executadas permitem controlar prazos e acompanhar a execução dos processos.
“Todos os funcionários têm acesso eletrônico aos documentos e procedimentos, com isso facilitamos o acesso às informações, evitamos a necessidade de impressão de distribuição dos documentos pelos postos de trabalho e a cada revisão o sistema emite notificações aos usuários, o que permite agilidade na comunicação das alterações e disseminação das modificações realizadas”, afirma Gabriela.
Com a ferramenta, o setor de qualidade consegue rapidamente verificar o status das ações através de relatórios. Quanto a gestão de documentos, o SE Suite permite o controle sobre quaisquer alterações, evitando retrabalhos e aumentando a eficiência do processo.
“Seria muito mais complexo se não utilizássemos o sistema. O tempo dispendido para isso se tornaria muito maior e, por consequência, seria uma atividade mais cara e, quanto mais o sistema puder apoiar e agilizar o nosso trabalho, mais tempo teremos para dedicar a atividades de melhoria e inovação que podem trazer grandes benefícios à empresa”, conta Gabriela.
Segundo ela, os módulos SE Action Plan e SE Document estão alinhados aos requisitos da certificação ISO 9001, permitindo que os funcionários da Randon Consórcios utilizem o sistema sem necessidade de controles paralelos. “Como todos os funcionários têm acesso eletrônico ao sistema, eles podem facilmente acessar documentos, procedimentos e informações sobre os processos. A facilidade de controle e geração de relatórios permite rapidez e agilidade para acessar dados, planos de ação e documentos, com um dashboard amigável que facilita a apresentação aos auditores”.
A solução foi implantada pela ITSX, parceira comercial da SoftExpert e, segundo Gabriela, atendeu com eficiência as demandas da equipe para adequação aos processos existentes na Randon.
“A equipe de consultores da ITSX se mostrou bastante capacitada e disposta a auxiliar na resolução de problemas com rapidez e eficácia”, complementa Gabriela.
No futuro, a Randon Consórcios pretende ampliar o escopo do projeto e implantar em mais áreas da sua operação. O objetivo é integrar outras áreas da gestão ao uso do sistema, vemos oportunidade de ampliar o uso da ferramenta para tratamento de reclamações de cliente do SAC e ouvidoria. Além disso vamos passar a adotar o SE Action Pack para mapeamento dos processos. Já avaliamos também o uso do modulo de gestão de riscos e indicadores.
