Executivo apresenta caso real de como reduzir perdas usando a tecnologia como aliada
Projetos de prevenção de perdas realizados por renomadas empresas de consultoria não são uma exclusividade apenas de grandes grupos empresariais. Recentemente, um projeto realizado em uma cadeia de restaurantes de pequeno porte mostrou a viabilidade da aplicação de um projeto rápido e viável economicamente para diagnóstico dos potenciais causadores de perda e direcionamento de ações de ganho rápido e baixo custo. A percepção dos executivos era de que as perdas estavam muito altas e as ações de redução não surtiam o efeito esperado, desperdiçando tempo e dinheiro.
Baseado num modelo com quatro componentes essenciais para uma eficaz redução de perdas nas empresas (apuração, governança, cultura e execução), é possível realizar um diagnóstico muito rápido e econômico, com foco na identificação dos problemas e desenho de recomendações para reduzir as perdas de forma pragmática.
A partir desses quatro componentes essenciais, as empresas poderão, de forma rápida e econômica, identificar os problemas utilizando um desenho que contenha recomendações para promoverem a redução de perdas de forma objetiva. O resultado do projeto é elucidador por desmistificar algumas percepções equivocadas que, algumas vezes, são baseadas em suposições.
Para tangibilizar as percepções equivocadas e as reais causas identificadas, vale trazer alguns exemplos. Numa análise do histórico de perdas da cadeia de restaurantes, foi possível identificar que apenas 35% das perdas eram registradas e identificadas como avaria, vencimento ou outra causa conhecida. Logo, havia a percepção de que as mercadorias estavam sumindo, pois a falta era apontada apenas na contagem dos itens nos estoques.
Porém, o baixo índice de perdas identificadas era consequência do baixo registro, pois o processo de apontamento era burocrático e complicado. As mercadorias com divergência de estoque eram de baixo valor agregado, não tinham valor comercial de revenda e eram altamente perecíveis. Constatou-se, então, que as perdas eram decorrentes de erros de planejamento de abastecimento, que causavam um excesso de estoque de produtos perecíveis que venciam antes de serem utilizados.
Ao analisar as perdas por filial da rede de restaurantes, havia a percepção de que pontos de venda com estruturas de retaguarda menores tinham maiores perdas por conta da deficiência da infraestrutura de armazenagem e manipulação dos produtos. Esta suposição ocorria, pois as perdas eram avaliadas em valor financeiro absoluto. Ao gerar o índice de perdas sobre o volume de venda das lojas, notou-se então que as lojas com retaguardas menores tinham os menores índices de perda, pois vendiam muito por serem os pontos mais antigos.
Os maiores índices estavam nas lojas novas, com baixa maturação do ponto de venda. Este fato corroborou que as perdas estavam sendo causadas por erros de planejamento de abastecimento, visto que lojas com menos venda recebiam a mesma quantidade de insumo que lojas com altas vendas.
Ao propor as corretas recomendações para tratar os reais problemas, a empresa poderia reduzir 10% das suas perdas de estoque num período de 12 meses e em 22% num período de 24 a 36 meses, gerando aumento de até dois pontos percentuais no lucro líquido.
*Rodrigo Castro é diretor de riscos e performance na ICTS Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.
