Quem conhece o dia a dia do departamento de compras de uma grande empresa sabe como é a rotina dos funcionários que integram a equipe. São diversas ligações, reuniões e negociações para, muitas vezes, nada se concretizar, pois o preço ou produto não é o desejado. Uma das mais frequentes reclamações de quem lida com isto é tempo disponível para negociar, sobretudo, quando estão na pauta itens complexos, difíceis de achar ou mesmo com número reduzido de fornecedores. Diante desta necessidade, a Rhodia passou a avaliar alternativas para melhorar esta encruzilhada. E encontrou: recorrer à terceirização.
O processo de mudança não é tão recente. Começou ainda em 2004 por preocupações relacionadas às crescentes operações de compras de valores baixos, envolvendo itens simples e não-estratégicos ou item C, como eles chamam materiais e serviços industriais e de compras gerais. De acordo com Oswaldo Zanotti, gerente de compras da Rhodia para América Latina, que esteve à frente do processo de terceirização, a companhia buscou prestadores de serviço que pudessem administrar as compras de pequeno valor. “Consultamos oito empresas e acabamos decidindo pelo Mercado Eletrônico.” A operação terceirizada teve início em outubro de 2005, com valores modestos e cresceu na medida em que o processo ficava mais maduro. Atualmente, o valor está em R$ 10 mil e o prestador chega a negociar R$ 20 milhões em itens por ano para a Rhodia (em quatro anos de parceria, o Mercado Eletrônico já negociou em torno de R$ 100 milhões). “Precisávamos deixar o processo mais ágil, por isto, terceirizamos as compras dos itens C. Reduzimos tempo e recursos nestas operações.”
De acordo com Zanotti, alguns motivos influenciaram a escolha pelo Mercado Eletrônico, entre elas, a plataforma de e-procurement da fornecedora e a possibilidade de integração do sistema de compras com o ERP da Rhodia, algo que ainda não ocorreu, mas está nos planos. “Além disso, a solução trouxe flexibilidade e estrutura para gerenciar, sem contar a saúde financeira [do prestador]”, avalia. Este, aliás, é um ponto fundamental, mas nem sempre mencionado pelas companhias. Muitas consultorias, como Gartner, incentivam este tipo de avaliação quando alguma empresa busca por um parceiro para terceirizar parte ou toda a operação de TI. É uma forma de assegurar a prestação do serviço, pelo menos durante a vigência do contrato.
Integração à vista
Sobre os ganhos, o executivo é enfático ao dizer que não computa apenas a economia de dinheiro, embora saiba precisar que, apenas em uma operação, chega a economizar 5% do valor. “Mas há outras questões, como deixar de gerenciar grande número de fornecedores (cerca de mil). Com isto, melhorei a satisfação do meu cliente interno, já que as compras são feitas de forma mais rápida.” Quando a equipe da Rhodia reduziu o número de compras emergenciais e fragmentadas, a companhia diminuiu também as falhas na descrição de materiais e conta ainda com análise de histórico.
O principal objetivo era que a equipe de compras da Rhodia ficasse focada apenas em compras A e B, ou seja, compras mais complexas e de materiais de maior valor, deixando a carteira de quase mil fornecedores para administração terceirizada.
Atualmente, duas pessoas internas da Rhodia são responsáveis pelo recebimento das requisições de compras. Elas acessam os dados no sistema de gestão e avaliam se os documentos estão dentro dos valores estipulados e, em seguida, encaminham para o Mercado Eletrônico, que faz a cotação e conclui a compra.
Para 2010, a ideia é que este processo esteja automatizado, pois será feita a integração do sistema ERP da Rhodia – eles usam SAP – com a plataforma de compras do ME. “Com a conclusão, tudo irá direto pelo nosso sistema.” De acordo com Zanotti, questões de segurança, por exemplo, é o que mais tem postergado a integração, mas ele está confiante que, no próximo ano, essa barreira esteja demolida.
Conforme explicou Jair Ivan, gerente de TI da Rhodia, entretanto, o projeto de integração está previsto para 2010, mas ainda depende de liberação de verba. O executivo, no entanto, garante que, dado o aval por parte da companhia, o projeto de integrar e automatizar levaria em torno de três meses. “Não é tão complexo. Temos implementada a etapa de solicitação e o canal de integração já está constituído, mas haverá troca de arquivos com estrutura e dados diferentes quando integrarmos os pedidos”, detalhou, ao garantir que não precisará promover alterações no sistema de gestão.
Ivan explicou ainda que a integração completa permitirá mais um benefício: “como o canal de comunicação fica aberto, se a informação do pedido for atualizada, isso aparece em tempo real para o Mercado Eletrônico. Temos de levar em conta também que a pessoa que fez o requerimento na Rhodia quer saber o andamento do pedido.”
“O que temos hoje, depois de muito tempo, é satisfação do cliente interno, o que é muito importante. Eles reconhecem o Mercado Eletrônico como uma extensão da Rhodia. O tempo para fazer pedido é de até cinco dias, mas eles fazem em menos. Além disto, eliminei regularização e liberei meus negociadores”, resume.
