Mudar o sistema de gestão é um trabalho complexo em qualquer organização. Imagine isso dentro de um hospital de grande porte que tinha como base uma solução desenvolvida internamente – para a área assistencial – e uma de mercado para a parte administrativa. Essa era a realidade do Hospital Samaritano, localizado na capital paulista. Mas hoje, um ano e três meses após uma mudança radical, a instituição de saúde colhe os benefícios da aposta em um sistema de gestão integrada. “Oitenta por cento do nosso tempo era gasto para manter o sistema em funcionamento”, constata Klaiton Simão, gerente de TI do hospital, ao comentar a realidade que vivenciava antes de implantar a nova solução. “Tínhamos demandas urgentes e não conseguíamos acompanhar.”
Apenas o processo de escolha da plataforma que suportaria o hospital levou seis meses, como relembra Simão. O executivo afirma que quando foi ao mercado em busca de um sistema, identificou 18 fornecedores. Logo no início, ele eliminou ao menos dez por critérios não-funcionais, como plataforma antiga e ausência de escritório no Brasil. Ao final do processo, sobraram três, e a escolha envolveu um trabalho de um comitê formado pelos tomadores de decisão do hospital. O sistema Tasy, da Wheb Sistemas, terminou como selecionado.
A implementação do sistema levou sete meses – entre setembro de 2008 e março de 2009. Conforme explica Simão, não foi preciso mexer muito na infraestrutura, com exceção de investimentos pontuais na área assistencial. “Uma das premissas era fazer com que os médicos interagissem com o sistema e investimos em mais workstations.” No total, a instituição aplicou R$ 5 milhões no projeto.
Após a conclusão da implementação, consultores da Wheb Sistemas passaram mais cinco meses dentro do hospital para os ajustes necessários e orientação dos funcionários. Simão recorda que foram 20 mil horas de treinamento. Apesar da complexidade, hoje, um ano e três meses após o fim da implantação do Tasy, a instituição colhe diversos benefícios.
“A ferramenta integrada reduziu custo de TI. Deixei de ter pessoas focadas em desenvolvimento e isso trouxe motivação para a equipe, que passou a ter mais um perfil de analista de negócios”, pontua. Simão diz ainda que o sistema se pagou, já que uma plataforma estável otimiza o faturamento e reduz perdas. Além disso, você passa a contar com uma fonte única de dados e com um fluxo de operação conhecido por todos.
Sofisticação da operação
“Mas o grande benefício está na área assistencial. O sistema trouxe mais segurança aos pacientes. Ele é atendido por um profissional que acessa o sistema e tem todo o histórico”, afirma.
Passada a mudança do sistema, a equipe de TI do Samaritano trabalha, neste momento, com um projeto de melhorias que se estenderá até março do ano que vem. De acordo com o gerente de TI, essas atividades resumem-se em implementar funcionalidades que foram perdidas com a chegada da nova plataforma de gestão.
Simão lembra que essa perda era necessária em prol de um bem maior, como a padronização de fluxos, melhora do sistema de faturamento, segurança ao paciente, entre outros pontos. Entre as funcionalidades que eles trabalham para incluir no sistema é a certificação digital, que ajudará na eliminação do papel em diversos processos.
“Tínhamos a missão de estabilizar a operação e, agora, o momento é de sofisticar, deixar o sistema mais aderente à nossa realidade.” Para essas melhorias, além da equipe interna, ele conta com consultores da Wheb Sistemas.
