Plataforma oferece diversos recursos para a colaboração. Então, quais as principais funcionalidades da ferramenta se deve adotar?
A colaboração tem sido cada vez mais aplicada no mercado corporativo, a fim de melhorar os resultados do trabalho em equipe. Por isso, as empresas buscam a interação entre seus funcionários por meio de tecnologias de colaboração.
Uma das opções que assume o status de ferramenta integrada de soluções colaborativas é a plataforma SharePoint. Antes conhecida apenas como um gestor de documentos, hoje, por meio dela, é possível armazenar, organizar, compartilhar e acessar informações de qualquer dispositivo, basta possuir um navegador da Web.
Para Márcio Goularte, consultor da Oplen, empresa especializada em desenvolvimento de softwares corporativos e integração de soluções em TI, atualmente as companhias de quaisquer segmentos e portes podem aplicar a solução e estabelecer ações colaborativas em seu ambiente.
“O SharePoint ajuda a simplificar tarefas comuns para manter a sincronia de equipes, áreas ou da empresa inteira”, afirma o executivo, que listou sete recursos da ferramenta que podem maximizar a interação entre as equipes no ambiente empresarial e estabelecem ações colaborativas.
1. Biblioteca de Documentos
Cria, armazena e compartilha documentos das equipes de maneira centralizada. A permissão de acesso às pessoas podem ser customizadas, de acordo com suas funções administrativas. A edição dos arquivos pode ser feita de forma simultânea.
2. Formulários automatizados
O SharePoint permite a criação de formulários online, que podem ser configurados segundo as necessidades da empresa, seja para uma pesquisa, solicitações ou inscrições. E as respostas podem ser enviadas automaticamente para as pessoas determinadas.
3. Banco de imagens
Para as empresas que trabalham com imagem, a ferramenta armazena arquivos de forma organizada. O usuário pode atribuir marcações às imagens e fazer pesquisa utilizando filtros para agilizar a busca.
4. Calendários compartilhados
Centraliza os calendários de eventos e reuniões, facilitando a comunicação da empresa. Com calendários compartilhados, os usuários autorizados podem ver, incluir ou editar compromissos.
5. Histórico de versões
Essa funcionalidade é um grande diferencial do SharePoint. Com ele, o usuário evita a perda de tempo ao salvar vários arquivos a cada versão do mesmo documento. A equipe pode trabalhar no mesmo arquivo sempre atualizado, e se for preciso voltar no tempo, pode restaurar quaisquer versões anteriores.
6. Compartilhamento do site
Compartilha pastas e documentos com pessoas definidas de acordo com suas funções, permitindo acesso para visualização ou edição.
7. Gerenciamento de tarefas de equipe
Com o gerenciamento de tarefas a equipe se tona mais produtiva, realizando o gerenciamento de tarefas individuais e conjuntas. O SharePoint ainda permite a criação de página de tarefas para visualizar tudo que está pendente, o que já foi concluído, delegar novas tarefas e gerir prioridades.
