Com soluções como Digitalização, a Guarda de Documentos e a Esteira de RH, empresa diz que gestão da área ficou mais simples, ágil e assertiva
Com foco em atender uma demanda interna e de seus clientes de diversos segmentos, além de aprimorar e trazer mais organização e segurança aos seus processos de auditoria, a T-Systems decidiu contratar o serviço de Custódia de Mídias do Grupo New Space.
Segundo o coordenador do time de backup da T-Systems, Jeferson Sasso, a companhia trabalhava com outro fornecedor, que, no entanto, “não nos prestava o suporte que esperávamos”. Entre os problemas relatados, explica o executivo está o atraso para atendimento das solicitações, não cumprimento do SLA contratado, além da falta de organização, já que algumas mídias chegaram a ser perdidas por um período.
Após o acordo ser firmado, a próxima etapa envolveu migrar mais de 5 mil fitas de backup para a sala-cofre da New Space. “Fizemos a transferência dos arquivos em menos de uma semana”, afirma Wrion Pereira, diretor de vendas do Grupo New Space.
Conforme Sasso, da T-Systems, a partir de então a empresa passou a contar com uma grande facilidade para abertura de chamadas, citando, inclusive, casos de atividades pontuais em que a New Space realizou mesmo sem constar no escopo do contrato.
“Em mais de uma oportunidade, a NS fez o transporte de uma remessa de mídias da T-Systems diretamente para um de nossos clientes. Isso para nós foi bastante positivo. Na comparação com antigo fornecedor, pudemos comprovar uma real melhoria no serviço”, aponta.
Recursos Humanos
O bom relacionamento entre as empresas possibilitou a contratação de novos produtos do Grupo New Space. Armando Mota, consultor de folha de pagamento da T-Systems, afirma que havia uma necessidade na área de Recursos Humanos (RH) de digitalizar documentos e profissionalizar a guarda dos arquivos, além de reduzir custos. Para tanto, a empresa adquiriu mais três soluções da fornecedora: a Digitalização, a Guarda de Documentos e a Esteira de RH.
A primeira etapa foi implementar a esteira nos processos de contratação de funcionários. “Embarcamos na solução toda a documentação admissional: fichas de registro, termos de confidencialidade, contratos de trabalho, entre outros. Isso nos ajudou muito na organização e agilidade dos processos de formalização de cada novo colaborador”, explica Mota.
A solução funciona desta forma: o colaborador entrega a documentação física necessária na T-Systems, a empresa abre um protocolo, esse material é retirado pela New Space – onde é devidamente digitalizado e incluído na solução. “A partir de então, é criado um dossiê do funcionário, que fica à disposição para ser checado sempre que houver necessidade e sem o risco de falta, perda ou extravio de documentos”, complementa o diretor de vendas do Grupo New Space.
Mota conta que antes da contratação das soluções, “os nossos processos de requisição de documentos de funcionários desligados, por exemplo, poderia levar mais de uma semana. Hoje, conseguimos tudo instantaneamente. É só acessar a solução, selecionar o arquivo e imprimir”.
Com a ferramenta, o executivo destaca que a gestão da área ficou mais simples, ágil e assertiva, além de ter habilitado uma economia de espaço significativa. “A guarda dos arquivos físicos sob responsabilidade da New Space nos possibilitou abrir vários postos de trabalho, além de uma renegociação do aluguel que pagávamos anteriormente”, finaliza o executivo da T-Systems.
