Resolução determina regras para o processo de digitalização, com foco em segurança
Com a diminuição das taxas de juros e a melhora gradual no mercado de trabalho, as instituições financeiras têm um grande desafio à frente: dar conta do aumento da demanda gerada com o crescimento da busca por crédito desde o início do ano, mantendo, ao mesmo tempo, o equilíbrio e o alinhamento da operação ao compliance e às políticas internas.
Essa não é a primeira vez que os bancos precisam se adaptar a um aumento repentino de transações. Isso também aconteceu entre 2010 e 2011, quando a expansão do crédito para compra de veículos, criada, em parte, pelo afrouxamento nas condições de cessão de crédito, originou um rombo de R$ 22,8 bilhões. Diante deste cenário, as instituições financeiras, além de terem de se adaptar à alteração das regras para concessão do crédito vinda do Banco Central do Brasil (Bacen), ainda tiveram de mudar consideravelmente a forma como concediam crédito.
Foi caótico, mas as organizações bancárias hoje podem tirar boas lições deste período para aplicar aos desafios atuais, e a possibilidade aberta pela resolução de Nº 4.474/16, que dispõe sobre a digitalização e a gestão de documentos digitalizados relativos às operações e transações realizadas por instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil (Bacen), certamente, vai ter um peso importante na melhoria dos processos desse setor.
Como a resolução determina uma série de regras para o processo de digitalização, com foco, especialmente, na segurança, algumas instituições enfrentaram uma série de desafios para se adaptarem, optando pela terceirização do controle documental, que, na área de formalização de contratos, se revelou um recurso importante para economizar tempo e, consequentemente, dinheiro.
A formalização de contratos, que antes era realizada apenas pela própria instituição, por meio de um processo manual de avaliação de dados, exigia a conferência de um formalizador com alto nível de concentração e conhecimento das regras, que precisava lidar com uma série de dados confidenciais em atividades complexas e repetitivas, garantindo a segurança desses arquivos, que é tão importante quanto o critério de atenção para concluir a formalização.
Com a mudança nas regras, e o aumento da demanda em busca de produtividade devido à concorrência no setor financeiro, tornou-se essencial que as instituições financeiras invistam na terceirização dos serviços e contem, de preferência, com fornecedores que ofereçam um alto nível de tecnologia e capacidades de automatização desse processo.
Com a automatização dos processos, é possível reduzir em até 70% o tempo de inserção de novos documentos – no caso dos documentos solicitados mais de uma vez, a redução chega a 46%. Isso gera maior agilidade e assertividade nas autorizações dos financiamentos.
Com grande escalabilidade é possível diminuir custos, terceirizar as operações que envolvem a cessão de crédito aumenta o nível de conformidade dos processos e aumenta a segurança das operações. As instituições financeiras precisam gerar e gerenciar muitas informações e qualquer falha pode resultar em um vazamento de dados extremamente prejudicial.
Ao integrar os diversos sistemas customizados usados pelas instituições financeiras e automatizar tarefas repetitivas e complexas, as empresas evitam erros de processamento e falhas de segurança, além de obter mais visibilidade do status de cada informação, independente de qual seja seu estágio no ciclo de vida do dado, da criação à destruição.
*Inon Neves é vice-presidente da Access na América Latina
