O cumprimento das obrigações fiscais e tributárias pelas corporações consiste em um desafio constante não só para a área de controladoria, como também para a tecnologia da informação, cuja tarefa é buscar ? e manter ? a melhor maneira de facilitar o processo. Para uma empresa com ações negociadas na Bolsa de Valores, a necessidade de garantia e clareza nesta área torna-se mais contundente.
É o caso da M. Dias Branco, indústria de alimentos que fabrica massas, biscoitos e gorduras vegetais, dona de marcas como Adria e Puro Sabor e que, no ano passado, teve faturamento de R$ 1,5 bilhão. Até meados de 2006, a companhia processava suas obrigações tributárias com uma equipe de 30 consultores, responsáveis por analisar as alterações de legislação nos boletins oficiais da federação, Estados e municípios relacionadas ao negócio. ?Estávamos o tempo todo correndo atrás do prejuízo. Tinha gente que virava a noite trabalhando nas datas de fechamento financeiro mensal?, descreve Haroldo Nunes Menezes, diretor de desenvolvimento tecnológico da companhia.
Com presença em todo o território nacional, a companhia trabalha com o cumprimento de 85 obrigações tributárias por mês, de níveis federal, municipal e estadual, além das assessórias e regimes especiais. Incluem-se na lista procedimentos, impostos e declarações como escrituração do livro fiscal, ICMS, CSLL, DIRF, entre outras, em extensa lista. A M. Dias Branco constatou a impossibilidade de manter o processamento internamente, e partiu em busca de uma solução de mercado.
Em meados de 2006, a empresa iniciou a implantação de um sistema de gestão tributária, o Mastersaf DW. Trata-se de um repositório fiscal, integrado ao ERP da Oracle que roda na companhia. O sistema possui uma interface com o ERP, cujas operações transacionais alimentam o repositório. Por esta interface é gerada uma variedade de guias e documentos, para cumprir as 85 obrigações tributárias mensais.
?A adoção do Mastersaf DW também foi parte da preparação para abertura de capital no Novo Mercado da Bovespa, que ocorreu em setembro de 2006?, conta Menezes. O objetivo era garantir o atendimento de todas as obrigações, e no prazo, requisitos de governança corporativa necessários.
A implementação do sistema tributário encontrou dificuldades de parametrização e cálculos com o ERP. ?O programa prima por consistência de informações. À medida que íamos instalando, encontrávamos os erros no transacional?, relata o diretor. Para superar os entraves foi preciso envolver mais pessoas no início do projeto. Participaram a área de controladoria (um gestor de tributos acompanhou todo o processo), consultores da Mastersaf, e profissionais da TI.
Menezes sentiu necessidade de expandir também a infra-estrutura de armazenamento de dados. ?Trabalhamos com 800 mil notas fiscais por mês, com uma média de nove itens em cada uma. E é preciso manter todas estas informações por cinco anos?, detalha. A empresa utiliza, para storage, um HP EVA 8000 de 27 TB, que passa por expansão anual.
Com o sistema tributário implementado, a M. Dias Branco registra ganhos em eficiência no cumprimento das obrigatoriedades e consistência ? informações corretas e no prazo. ?Também eliminamos o risco decorrente de multas por erros ou atrasos e enxugamos os recursos de TI para a função, de cinco para um profissional. Na área de tributos, os consultores passaram de 30 a cinco pessoas. Os outros foram realocados?, explica Menezes.
O executivo encara o projeto para a área tributária como de longo prazo. Em continuidade ao sistema implantado, a M. Dias Branco partiu para a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) fiscal e contábil, projeto previsto para meados do ano. ?A partir do segundo semestre, vamos iniciar os estudos sobre nota fiscal eletrônica?, adianta Menezes. Segundo ele, a empresa ainda não está no grupo de obrigatoriedade do governo federal, mas cedo ou tarde entrará. ?Queremos estar preparados e não precisar fazer tudo com correria.?
