Transforme a intranet em uma poderosa ferramenta de comunicação

Antes mesmo de pensar na criação de redes sociais como forma de otimizar o fluxo de informações trocadas entre funcionários, parceiros e fornecedores, os gestores de TI devem avaliar o desempenho de sua atual intranet, bem como a popularidade dessa ferramenta de comunicação.

Se a intranet estiver em perfeito funcionamento e com 100% de aceitação da audiência ideal e, ainda assim, houver a percepção de que uma rede social corporativa é necessária, vá em frente. Já, se a realidade não for tão perfeita como a já descrita, analise a possibilidade de otimizar as funções do sistema interno antes de alocar boa parte do orçamento na criação de ferramentas sofisticadas de web 2.0.

Muitas vezes a própria intranet, se bem configurada, pode suprir as necessidades de interação da organização. Além disso, elas não demandam um budget específico, já vez que suas despesas estão contabilizadas no planejamento da área de TI.

Atingir o máximo potencial dessa ferramenta de comunicação interna, contudo, pode não parecer simples e, por isso, seguem algumas dicas de como agir para liderar o processo de criação ou de otimização da intranet:

1. Avalie as reais necessidades de comunicação da companhia e tente adequá-las à intranet já existente. No caso de não haver nenhuma rede interna, enumere as funcionalidades que devem estar presentes no sistema, quando for desenvolvido ou comprado;

2. Selecione duas ou três pessoas que serão responsáveis pelo gerenciamento da rede. Todas as contribuições devem ser bem-vindas, mas o poder da tomada de decisão ficará exclusivamente com esses funcionários previamente designados;

3. Inclua a intranet na primeira tela que o usuário encontrar assim que ligar a máquina e efetuar o login. Dessa forma, os colaboradores serão lembrados da existência da rede antes mesmo de se envolverem com as tarefas do dia-a-dia;

4. Crie seções que sejam realmente úteis aos usuários da rede e diagrame-as para que sejam facilmente identificáveis. Entre as categorias mais comuns e que devem estar na rede, estão: catálogo de ramais, lista dos aniversários, formulários corporativos, calendário anual de operações e outros;

5. Deixe os usuários livres para publicar conteúdo sem aprovação prévia. Como estarão no ambiente de trabalho, certamente postarão dados pertinentes e não informações que precisem de algum tipo de intervenção;

6. Restrinja as mensagens eletrônicas corporativas enviadas por e-mail apenas ao nível departamental. Caso alguém deseje entrar em contato com o funcionário de outra área, por exemplo, deverá usar ferramenta da rede interna.