Uma boa intranet começa com uma wiki

Quando Matthew Schultz começou na iCrossing em fevereiro, uma companhia de marketing digital, se deu conta que a companhia tinha um grande desafio de gerenciamento de conhecimento. Enquanto a companhia crescia por meio de aquisições, não havia método ou tecnologia para divulgar conhecimento institucional.

“Estamos incluindo não apenas produtos, mas estamos crescendo no número de colaboradores e, conseqüentemente, no conhecimento que trazem”, diz Schultz, o VP da companhia. “Precisávamos de uma forma de colocar todo o conhecimento em um mesmo lugar”.

A intranet existente da companhia era tradicional: um diretório de ramais, alguns documentos corporativos arquivados – mas não havia como arquivar nada sem a ajuda da TI, que estava muito ocupado lidando com aplicações corporativas críticas.

“A TI queria ajudar, mas sozinhos não podem fazer tanto”, diz Schultz. “Precisávamos de algo que não fosse apenas para os empregados, mas para todos os funcionários. Queria construir uma wikipédia para a companhia e queria torná-la referência para conhecimento da iCrossing”. Ele precisava comprar uma wiki, tecnologia que permite aos usuários atualizar as páginas com freqüência sem qualquer experiência em programação ou conhecimento de HTML. Ele escolheu o Socialtext, a companhia de Palo Alto que construiu sua marca vendendo wikis para companhias e desde então incluiu ferramentas de microblogs e redes sociais ao seu portfólio.

Enquanto muitas companhias iniciaram no mercado de consumo oferecendo wikis gratuitas na era da Web 2.0, a Socialtext se especializou em vender wikis para empresas, algo que Schultz achou atrativo.

Como muitas wikis, a Socialtext tem um editor do tipo “o que você vê é o que terá” ao invés de requerer que os usuários codifiquem HTML.

“Era atrativo pra mim”, diz Schultz. “O software não tem muitas firulas, o que eu acho bom. Nós queríamos que a barreira de entrada fosse a menor possível”.

A Socialtext irá oferecer seu produto como serviço hospedado ou em um modelo híbrido, em que os clientes adquirem o aplicativo e a empresa dá conta de todo o suporte da wiki. Schultz e a iCrossing optaram pela última opção.

O aplicativo foi instalado em abril. Schultz começou abrindo a wiki para o que ele descreveu como gerentes e líderes da companhia. Eles incluíram algum conteúdo (tal como informações da companhia e onde tem escritórios), e então expandiu para conhecimento sobre a indústria.

Por enquanto, porque a iCrossing é uma companhia e marketing digital, eles focam um pouco na otimização de search engine. De forma que, eles rastreiam muitas informações e artigos do Google. Usando tecnologia RSS e a habilidade para linkar na wiki, eles começaram a incluir informações para que os funcionários lerem sobre o gigante das buscas.

Logo depois, abriram para os 600 funcionários da companhia. Schultz diz que a interface simples da wiki facilitou o uso. Eles acrescentaram posts de vagas do RH e paginas específicas dedicadas a projetos e notícias da indústria. “Ao invés de fazer uma intranet de cima para baixo, fizemos o contrário”, conclui ele.