Empresa de processamento da base de dados do Sistema Dominicano de Segurança Social (SDSS) agilizou operações e reduziu custos com o SoftExpert Excellence Suite
A Unipago S.A. automatizou o gerenciamento de seus processos com solução da SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automatização e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.
Criada em 2002, a empresa de processamento da base de dados do Sistema Dominicano de Segurança Social (SDSS), localizada em Santo Domingo, capital da República Dominicana, conta com 125 usuários da solução.
Segundo Carmen Quiñones, líder de Qualidade e Processos da Unipago, anteriormente os processos de incidentes, riscos e auditorias eram gerenciados de forma independente e em ferramentas segregadas. “Isso fazia com que a informação necessária em um sistema precisasse ser levada manualmente para as outras ferramentas, o que era muito dispendioso e pouco produtivo. Além disso, haviam vários processos que eram executados manualmente. Então, passamos a buscar uma forma de gerenciar nossos processos organizacionais de forma integrada. Vimos na ferramenta da SoftExpert a potencial solução para esses desafios”, explica Carmen.
Desde o segundo semestre de 2017, as áreas que automatizaram ou documentaram seus processos são: Recursos Humanos, Compras, Auditoria, Riscos e Qualidade de Processos, mas o SoftExpert Excellence Suite (SE Suite) já está implantado e disponível para todos os departamentos da empresa.
O SE Suite permitiu à Unipago automatizar e parametrizar os processos operacionais da empresa de acordo com suas necessidades, além de integrar o gerenciamento de incidentes, riscos, ativos, auditoria, processos, documentação e outros.
“A solução nos proporcionou agilidade organizacional e melhorou o controle de registros e documentos. Notamos uma nítida economia de tempo e de recursos. O consumo de papel praticamente inexiste para os processos relacionados, bem como a necessidade de espaço físico para armazenamento dos documentos impressos”, avalia Quiñones.
A gestora cita como exemplo os benefícios alcançados com a automação dos processos de solicitação de férias e de compras. “Com o SE Suite temos uma visão mais apurada da posição das demandas de férias ou ausências dos funcionários. Reduzimos de dez para quatro horas o tempo investido pela área de Recursos Humanos nesse processo. Já na solicitação de compras, a ferramenta reduziu o tempo dedicado às reuniões presenciais do Comitê e facilitou a gerenciamento e a rastreabilidade de evidências antes de uma auditoria”, completa Quiñones.
Agora, a companhia planeja a aquisição do SE Training, módulo do SE Suite que proporciona o planejamento, execução, gerenciamento e avaliação da eficácia de treinamentos, com uma plataforma de EAD (Ensino a Distância) integrada.
Nos últimos cinco anos, a SoftExpert atingiu um crescimento orgânico médio das exportações na ordem de 30%. Com mais de 2 mil clientes em mais de 37 países, em 2016 a companhia gerou um volume de negócios no exterior em volume superior 4 milhões de dólares. Consolidada na América Latina, a estratégia da empresa agora é crescer também em mercados como Europa, Ásia e Estados Unidos, com foco nos países do G20.
Recentemente, a empresa fechou parceria com a saudita Sela Digital Services para firmar operações no Oriente Médio. Além disso, ampliou sua estrutura no continente europeu com uma parceria de infraestrutura em Cloud Computing e Hosting com a Amazon Web Services. Já na Colômbia, a parceria com a Ricoh Colômbia já completa um ano de operação.
No início deste ano, a SoftExpert abriu um escritório no México, onde já atendia a empresas como a Aeroméxico. O novo escritório já rendeu clientes de presença global como a operação mexicana da Givaudan, maior fabricante do mundo no mercado e aromas e fragrâncias, a Coppel, uma das maiores redes de lojas de departamento da América Latina, e a Prodemex, uma das empresas líderes do setor de construção e infraestrutura no país. Para comandar este escritório, a SoftExpert contratou Roberto Carlos Ferrer, profissional com larga experiência no setor de tecnologia, com passagens por empresas como Oracle (México) e Ricoh (Colômbia). Nos Estados Unidos, a SoftExpert já atende a clientes como as multinacionais Smiths Medical, Yorozu Automotive, Fitesa e Dekalb.
