Às vésperas de completar cem anos, grupo buscou novas soluções para aprimorar processos e reduzir fraudes em compras
A transformação digital dos negócios tornou-se estratégica para gerar ganhos de eficiência operacional e aumento de competitividade no grupo Votorantim, um dos maiores conglomerados industriais do Brasil. O grupo quase centenário se rendeu à análise inteligente de dados e robotização para melhor processos e evitar perdas financeiras.
Os dois projetos são uma demanda dos negócios apresentadas à área de TI pelo Centro Excelência (CE), que funciona em Curitiba (PR). Com estrutura robusta, a unidade tem como missão padronizar normas e procedimentos para economia em escala e ao aumento da produtividade das empresas do grupo Votorantim.
A finalidade do CE é garantir maior eficiência às operações e aumentar a competitividade dos negócios das oito empresas do grupo que atuam no setor de cimentos, metais, siderurgia, energia, alumínio, celulose, suco de laranja e financeiro. Juntas, essas companhias somaram em 2016 uma receita líquida de R$ 26,7 bilhões.
No ano passado, o CE investiu em um projeto para prevenção de perdas financeiras. A solução é o sistema Loss Management, desenvolvido pela SAP e que se integra ao ERP da fornecedora alemã. Seu objetivo é reduzir os desperdícios gerados por fraudes e erros de processo.
Com base em um conjunto de indicadores de dados analíticos de riscos e diferentes estratégias de detecção, a ferramenta cria um ambiente de controles internos. A solução permite que transações que não atendam a padrões preestabelecidos pela companhia sejam justificadas ou bloqueadas antes de serem finalizadas.
Thais Falqueto, gerente-geral de Soluções Compartilhadas, do Centro de Excelência da Votorantim S/A, explica que a nova tecnologia monitora em tempo real todo o fluxo de compras e pagamentos das empresas realizadas pelos funcionários. Ela avalia que a ferramenta tem grande potencial para reduzir perdas financeiras para os negócios, principalmente no momento no qual muitas empresas têm sido alvo das denúncias de corrupção.
Sem mencionar prejuízos financeiros na Votorantim, Thais ilustra que pesquisas de mercado indicam que em geral as companhias brasileiras perdem cerca 5% de sua receita com operações fraudulentas. No seu entender, o sistema Loss Management é um aliado contra essa prática. “A partir do momento que as pessoas sabem que estão sendo monitoradas, elas ficarão mais atentas com as transações que realizam”, assinala a executiva.
De acordo com Thais, a Votorantim foi a pioneira do setor industrial na América Latina a implementar a tecnologia da SAP para prevenção de fraudes financeiras. Até então, a ferramenta vinha sendo aplicada na região mais por empresas de cartão de crédito. Por ser uma experiência nova, alguns obstáculos precisaram ser vencidos. Entre os quais, ela cita uma forte sinergia com áreas de Compliance, Auditoria, Gestão de Riscos e TI.
O segundo projeto conduzido pelo CE para atender empresas da Votorantim é o batizado de “S!M“, que consiste em uma solução de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM, na sigla em inglês). A ferramenta sistematiza e facilita processos organizacionais do grupo com automação de rotinas de cadastro, lançamentos de notas fiscais, controles de contratos, auditoria de processos, entre outras atividades baseadas em regras estruturadas.
A primeira etapa do S!M começou em março de 2016 pela área de Order to Cash. A fase seguinte, foi combinar a ferramenta com o sistema Robotic Process Automation (RPA) para automação de processos por meio da robotização. A próxima etapa prevê combinação com machine learning ou aprendizado de máquina para acelerar a análise de dados.
Para Marcio Minoru, gerente-geral do Núcleo Financeiro do Centro de Excelência da Votorantim S/A, a nova tecnologia azeitou os processos e gerou um aumento de produtividade na ordem 35%. Outro fator positivo uma melhora da rotina de funcionários, o que contribui para acelerar a competitividade do grupo.
Os dois projetos do CE foram suportados pela área de TI. “Ambos foram trabalhados a quatro mãos para entrega de processo, pessoas e TI. É uma demonstração de que não estamos promovendo a digitalização não por modismo, mas porque se trata de algo que é estratégico para os negócios”, enfatiza Claudemir Silva, gerente de consultoria de negócios em TI da Votorantim S/A.
Silva ressalta que a TI é a espinha dorsal dos dois novos projetos, desenhados para trazer valor aos negócios. Na visão do executivo, as novas soluções são inovadoras porque utilizam tecnologias modernas como ferramentas de dados analíticos e robotização para melhora a capacidade de antecipar problemas para decisões com mais assertividade.
“A TI é vista na Votorantim como um viabilizador de negócios. Mas isso só é possível porque estamos próximos das estratégias da companhia”, afirma. Ele constata que o mundo está em um movimento veloz para digitalizar processos e que o grupo não pode ficar de fora e está seguindo as novas tendências.
