Cinco anos é o prazo determinado por lei para as empresas arquivarem suas notas fiscais eletrônicas (NFe), e quem falha pode pagar multas salgadas. Mas, além da obrigação legal, há diversos outros motivos para adquirir e usar um software de gestão de NFes. Conheça cinco:
1. Aumento da produtividade
Os dados presentes nas NFes são utilizados por vários departamentos dentro de uma companhia, como financeiro, contábil, fiscal e almoxarifado. As ferramentas de gestão de documentos fiscais eliminam o tempo gasto na digitação, formatação e preparação manual de relatórios, Com o software todas as informações fiscais são importadas para o sistema e os colaboradores conseguem se dedicar às tarefas mais estratégicas.
2. Informações precisas e seguras
Protocolos de proteção que não existem em planilhas eletrônicas garantem a segurança dos dados, que são importados e alocados em ambientes preparados para o recebimento e armazenamento. Além disso, sem a inserção manual de dados, eliminam-se os erros como a duplicação de dados, digitação incorreta e exclusão involuntária de informações. O resultado é uma base de dados confiável e precisa. Ao contar com sistemas automatizados garantimos que as rotinas de backup sejam realizadas, independentemente do fator humano.
3. Melhora na comunicação com a contabilidade
Um dos maiores problemas na gestão fiscal das empresas é não ter uma comunicação eficiente com a contabilidade. Com sistemas automatizados, o contador tem acesso em tempo real à documentação da empresa, eliminando a necessidade de e-mails ou de deslocamento físico. Arquivar os documentos eletrônicos em nuvem permite também que as obrigações acessórias sejam preparadas e entregues no tempo ideal.
4. Economia e redução de custos
Uma das formas de gerir documentos fiscais é ter servidores online próprios. Porém, além de não ser barato, são suscetíveis a danos físicos, roubos e falhas. Automatizar a gestão de NFes custa menos do que implementar uma infraestrutura em nuvem. A assinatura mensal tende a ser menor do que a manutenção de servidores internos. Adquirir um software é a decisão mais econômica disponível para atender às exigências legais de armazenamento dos documentos fiscais.
5. Decisões mais rápidas e melhores
Com a entrega de relatórios com informações atualizadas em tempo real, o gerenciamento das notas fiscais eletrônicas fornece subsídios para melhorar a tomada de decisões estratégicas. A confiabilidade das informações fornecidas deixa os gestores seguros e agiliza mudanças promissoras.
*Alison Flores é diretor executivo da NFe Cloud
