Gerenciamento de ambientes de trabalho virtuais requer variedade de habilidades e ferramentas do mundo real
Para ter sucesso em um mundo de TI cada vez mais sedento por talento e competitivo, mais empresas contam com forças de trabalho geograficamente dispersas. Essas organizações constroem equipes de TI que fornecem a melhor experiência funcional, independentemente da localização física de cada indivíduo. Embora as equipes alocadas (todos os membros que trabalham no mesmo local físico) possam ter vantagens sobre as equipes dispersas em alguns aspectos, há um consenso crescente de que uma equipe dispersa/remota bem planejada e organizada pode realmente dar vantagem aos adotantes.
O grande desafio enfrentado por qualquer equipe dispersa em vários locais é conseguir que indivíduos isolados trabalhem juntos como uma unidade coesa. “As equipes remotas não podem ser tratadas como equipes alocadas, onde status, metas, riscos e problemas são discutidos nas reuniões da equipe, no almoço e no bebedouro”, explica Joe Wilson, proprietário da Volare Systems, empresa de desenvolvimento de software personalizado baseada em Denver. “Você deve ser disciplinado com a comunicação ao gerenciar equipes 100% remotas, porque não há encontros ocasionais como os do escritório”, diz Wilson, que construiu e gerencia equipes remotas na última década.
Liderar uma equipe remota de TI para o sucesso a longo prazo requer dedicação e habilidades especiais de liderança, incluindo a capacidade de organizar, motivar e inspirar os membros a trabalharem de forma tão criativa e competente como se estivessem baseados no local. Aqui estão sete segredos que os líderes de TI usam para fazer com que seus funcionários remotos se destaquem e tenham sucesso.
A liderança firme é essencial, estejam os membros da equipe localizados no final do corredor ou a vários fusos horários. “Líderes inteligentes identificarão proativamente possíveis conflitos de objetivos e garantirão que os objetivos da equipe, como um todo, sejam claros e alinhados com outras responsabilidades que os membros da equipe possam ter”, sugere Anita Williams Woolley, professora associada de comportamento e teoria organizacional na Carnegie Mellon University’s Tepper School of Business.
A principal prioridade de um líder é estabelecer objetivos claros e alinhados ao projeto. “As equipes remotas de TI falham porque não há uma direção clara da liderança ou, se houver uma direção clara, ela não leva em consideração a perspectiva dos funcionários em ambientes remotos”, diz Helen Dayen, coach executiva, CEO do The Dayen Group, uma empresa de treinamento e desenvolvimento de carreira.
Na falta de liderança forte e objetivos definidos, os trabalhadores remotos podem começar a se sentir isolados. “Eles reduzem a comunicação e se tornam menos colaborativos”, explica Dayen. Com o tempo, a equipe se torna cada vez menos eficaz e produtiva. “A distância não faz o coração crescer mais afeiçoado. Isso permite que as suposições cresçam e, frequentemente, a natureza humana e a mente humana criarão naturalmente suposições negativas sobre pessoas ou situações”, considera Dayen.
A colaboração é uma via de mão dupla. Embora os membros da equipe precisem de instruções claras e diretas do chefe do projeto, o líder também precisa saber o que cada membro da equipe está fazendo e se está sendo feito um progresso significativo. Para atingir essa capacidade, um processo de feedback deve ser estabelecido. “Supervisione o feedback para garantir que ele seja construtivo e melhore o produto, não se exibindo ou vencendo uma discussão”, sugere Wilson.
Um grande erro que muitos líderes cometem é assumir que nenhuma notícia é boa. Alguns membros da equipe remota se desviarão do silêncio se deixados sozinhos. “Eles nem sempre dizem se estão lutando com alguma coisa”, observa Wilson. Ele sugere agendar de um a dois check-ins diários, com webcams ativadas, para fazer perguntas em aberto para acalmar os membros da equipe. “Coisas como: ‘como vai o X?’; ‘como posso ajudar?’ e ‘existe algo que você precisa que eu faça para facilitar seu trabalho?'”, diz.
Entenda que um certo número de pessoas, independentemente de talento e experiência, simplesmente não tem perfil de trabalhador remoto. Não é um papel em que se sintam confortáveis, preferindo as interações pessoais, eventos e o ambiente agitado que um funcionário alocado normalmente experimenta. “Sabemos que algumas pessoas possuem níveis mais altos de habilidades de colaboração do que outras. Em nossa pesquisa, descobrimos repetidamente que a percepção social – estar ciente das reações dos outros e entender por que eles reagem dessa maneira – é um forte indicativo de inteligência coletiva, tanto em equipes presenciais quanto remotas”, diz Woolley.
Algumas pessoas também têm problemas para se adaptar a agendas desconhecidas. Esses indivíduos, acostumados a uma rotina de trabalho tradicional das nove às cinco, geralmente têm dificuldade em lidar com as diferenças de fuso horário. Esse é um problema que afeta muitas equipes afastadas, principalmente aquelas com membros espalhados pelo mundo, observa Woolley. Ela recomenda criar um plano para compartilhar a dor, como fazer com que os membros da equipe se revezem na definição dos horários das reuniões. “A maioria dos tipos de trabalho de TI pode ser planejada para que grande parte possa ser realizada de forma assíncrona; portanto, é importante o uso criterioso de reuniões em tempo real e a discussão direcionada de questões críticas”, complementa.
Embora as tecnologias colaborativas permitam que equipes dispersas/remotas trabalhem de maneira eficaz, sua capacidade de criar relacionamento próximo e camaradagem entre os participantes permanece limitada.
Christopher McFarlane, mestre em Scrum e Agile Coach de uma grande cadeia de varejo canadense, acredita que são necessárias visitas periódicas pessoalmente para permitir a ocorrência de vínculos sociais. “Uma interação pessoal permite que os colegas aprendam mais um sobre o outro, como cultura, formação, interesses e motivações. É um investimento de curto prazo que leva à economia de custos a longo prazo, alimentando a confiança entre os membros da equipe”, diz.
Adam Vazquez, Vice-Presidente de TI para análise corporativa e gerenciamento de dados da Hewlett Packard Enterprise, concorda. “Você precisa estabelecer uma forte cadência presencial – trimestral, mensal ou semestralmente -, o que fizer sentido para sua cultura e objetivos de projeto”, diz ele. Seja proativo. Não espere que os problemas venham à tona antes de organizar uma reunião. Garanta que suas equipes comemorem momentos significativos juntos, sugere Vazquez. Ligue a tecnologia de videoconferência para que todos possam comemorar em tempo real. “São as coisas simples, como se reunir para as comemorações de aniversário, que permitem que todos se sintam conectados”, observa ele.
O tamanho de uma equipe pode desempenhar um papel significativo em como funciona. “Equipes menores, com até 10 pessoas, podem ser muito mais ágeis do que aquelas com o dobro desse tamanho. É apenas mais desafiador para grandes equipes dispersas contribuírem efetivamente em reuniões em tempo real e também torna as conversas assíncronas mais complexas”, observa Peggy Smith, CEO da Worldwide ERC, organização comercial que atende profissionais de mobilidade da força de trabalho. Dividir equipes em pequenos grupos, cada um focado em uma área específica do projeto, geralmente leva a uma maior produtividade.
Para garantir o sucesso da equipe a longo prazo, cada membro precisa se sentir apreciado. Para garantir harmonia e coesão, toda a equipe deve apresentar coletivamente regras mutuamente benéficas. “Fazer com que todos compartilhem o fardo cria um sentimento de empatia com o que os outros membros da equipe precisam suportar”, diz McFarlane.
Outro ponto crucial é quando alguns membros da equipe estão no mesmo local que o líder do grupo. “Aqueles que estão próximos do líder naturalmente têm mais acesso a ele. Mesmo que o líder gerencie bem essa diferença de proximidade, pode haver uma percepção entre aqueles em outros locais de que eles não recebem o mesmo foco ou feedback”, explica ela. Ter pessoas remotas e alocadas na mesma equipe pode ser uma receita para a disfunção.
A comunicação é a chave para a colaboração bem-sucedida da equipe e sua importância não pode ser subestimada. “Não existe comunicação exagerada quando se trata de equipes dispersas e remotas. Descobri que o uso de tecnologia com recursos de vídeo e quadro branco durante as reuniões de equipe contribui bastante para criar esse sentimento pessoal quando você é virtual”, diz Vazquez.
A mágica que permite que equipes remotas/dispersas funcionem em níveis correspondentes ou mesmo superiores a seus colegas presenciais depende de tecnologias de comunicação avançadas, como Zoom (videoconferência), Slack (colaboração/mensagem), Trello (organização do projeto) e WebEx (videoconferência/quadro branco). Enquanto isso, modos básicos de comunicação, como textos e e-mails, podem ser eficazes para manter os membros da equipe atualizados e resolver problemas simples.
Mas tente não confiar muito nessas ferramentas simples, adverte Dayen. “O maior erro que os líderes cometem é pensar que a comunicação por e-mail/bate-papo é suficiente quando, na realidade, é preciso muito mais para se ter um ambiente de sucesso”, afirma.
