7 dicas para um home office mais produtivo

Como uma alternativa para cortar gastos e ao mesmo tempo flexibilizar o ambiente de trabalho, muitas empresas têm adotado e incentivado políticas de home office para seus funcionários. Além de redução de custos com aluguel e estrutura para as empresas, para muitos profissionais, trabalhar de casa oferece suas vantagens.

De acordo com uma pesquisa encomendada pela Microsoft ao Ibope Conecta, para 85% dos profissionais brasileiros, a experiência de realizar uma reunião remotamente já não deixa nada a desejar em relação aos encontros presenciais. Segundo o estudo, a flexibilidade de horário (68%) e a possibilidade de fazer home office e/ou trabalhar a partir de outros ambientes que não necessariamente o escritório (62%) ocupam o topo da lista de elementos que mais caracterizam um ambiente de trabalho moderno.

Adotar o teletrabalho está intimamente ligado a uma decisão estratégica dentro da empresa. Porque você tem um conjunto de talentos e a questão é como melhor dispor esses talentos, como entregar as ferramentas corretas para que esse talento possa ser produtivo e para que ele possa também te ajudar nessa perspectiva da matriz de custos que a empresa quer ter.

A Citrix, a Impulso Remote e a Plantronics listaram técnicas, ferramentas e hábitos para aumentar a produtividade, dar visibilidade ao andamento dos projetos e promover o engajamento da equipe, independente da localização.

1 – Gerenciamento de tempo
Para realizar trabalho remoto, é imprescindível que as pessoas saibam fazer uma boa gestão do tempo de suas atividades. Quando essa variável é monitorada é possível conhecer a capacidade de produção de um time e acompanhar as oscilações. Isso permite que ações sejam feitas sempre que uma queda for identificada e torna muito mais simples reconhecer as oportunidades de torná-la maior. Gestão de tempo é uma habilidade que pode ser desenvolvida, e ferramentas, como o Timely e Toggl, ajudam a monitorar quais as atividades são realizadas, definir os prazos e acompanhar o tempo gasto para realizar cada uma delas e, assim, analisar o que está bom e o que pode melhorar com impacto rápido no aumento de produtividade.

Manter uma rotina de trabalho semelhante à do escritório ajuda na organização de quem está trabalhando à distância. Mas também é necessário usufruir de um hobby ou de atividades físicas para equilibrar a vida pessoal e profissional. Além disso, é essencial que a família do funcionário que está fazendo home office entenda que ele possui tarefas para entregar e uma jornada para cumprir nas dependências de casa.

2 – Horários
Defina uma carga horária a ser cumprida pela equipe. Combinar qual o melhor horário para realização do trabalho é fundamental. O mais comum é que seja em horário comercial convencional, mas variações disso são totalmente possíveis desde que acordadas anteriormente e que este acordo seja cumprido à risca, sem que o controle seja necessário, fortalecendo uma relação de confiança.

O trabalho dificilmente para de chegar, por isso é preciso desligar em algum momento. Não é aconselhável ficar até tarde resolvendo problemas todos os dias – assim como no escritório em algum momento é necessário desligar o computador e voltar para casa, no home office também é preciso saber a hora de parar. Para isso, a melhor alternativa é estabelecer um horário para seu expediente.

O controle do trabalho deve ser por tarefas e não por hora trabalhada. Assim não haverá necessidade de pagamento de horas extras, salvo se o monitoramento da atividade for exigível.

3 – Tarefas e Deadline
Em um trabalho home office, as maiores dúvidas e preocupações de gestores e colaboradores estão relacionadas à avaliação do trabalho. Uma ótima forma de evidenciar a produtividade é fragmentar um grande trabalho em pequenas tarefas, estabelecer prazos e monitorar o estágio de execução de cada uma das atividades. Uma ótima ferramenta para isso é o Trello que tem, além de ótimas funcionalidades, uma usabilidade simples e intuitiva.

4 – Comunicação
No trabalho remoto, a comunicação se dá, principalmente, por três vias: e-mail, aplicativos de mensagens real time e por videoconferências. A horizontalização de poder das organizações modernas torna muito mais transparente e disponível o compartilhamento de informações, até mesmo das decisões mais importantes. Portanto, ferramentas que registram todo o histórico de interação entre a equipe é fundamental e elas devem estar agrupadas em canais com assuntos específicos. A Rocket.Chat é uma das ferramentas que facilita a comunicação entre os membros da equipe.

5 – Reuniões
Um dos desafios do trabalho remoto é conseguir definir quando é necessário convocar uma reunião de vídeo e quando é melhor seguir com as mensagens trocadas nas ferramentas de texto. Organizações que implementam o trabalho remoto tendem a olhar para a relação tempo e dinheiro com mais atenção e é isso o que deve ser levado em consideração. Equacionar sempre importância, urgência, número de envolvidos e complexidade do assunto vai ser determinante para definir quando a chamada de vídeo deve ser o recurso escolhido e quanto tempo será necessário reservar para tratar cada assunto. Além disso, ferramentas de videoconferência como o Zoom são essenciais para reuniões recorrentes de cada time de todas as áreas da empresa e versões pagas permitem até mesmo a gravação na nuvem, o que facilita ainda mais o compartilhamento das informações. Mas há opções profissionais

6 – Proteja-se do barulho
Ter uma videoconferência interrompida pelo latido do cachorro não é algo muito profissional. Felizmente, já existem headsets profissionais que foram produzidos especialmente para funcionários que não estão no escritório – como o Voyager Focus UC, primeiro da categoria. Esses equipamentos cancelam o ruído externo e entregam somente a voz de quem está falando.

Outro grande ganho é que, por ser Bluetooth sem fio, permite atender ligações longe da mesa de trabalho ou enquanto está andando pela casa, que é outra dica importante: Não passe o dia sentado!

7 – Proteja-se contra ciberataques 
Diante do potencial da adoção do home office, uma das grandes preocupações das companhias diz respeito ao controle de informações. Em um ambiente de trabalho à distância, como ter certeza de que dados sigilosos não ficarão vulneráveis a ciberataques ou ainda ao compartilhamento indevido dos mesmos?

Se o empregador utilizar as ferramentas certas, ele não perde o controle sobre as atividades que o funcionário desenvolve e garante a segurança dos dados da empresa, pontua a Citrix.

Por exemplo, as empresas são responsáveis pela atualização dos software em dispositivos pessoais dos usuários. A segurança da informação tem que controlar isso, da mesma forma que o faz no trabalho presencial.

Independente disso, o segredo é não focar no dispositivo (porque o colaborador pode estar com software de segurança desatualizado ou o dispositivo pode ser roubado) e sim na segurança dos dados. Devem ser criadas políticas de acesso individualizadas, com várias ferramentas de controle de acesso e identificação.